Logiciel de classement de documents professionnels : quels sont ses avantages ?

Le monde de l’entreprise ne cesse de changer de jour en jour avec l’évolution du numérique et du digital. Aujourd’hui, la tendance est à la dématérialisation de tous les process en entreprise et même de l’entreprise elle-même.

Dans ce processus, les logiciels de classement de documents professionnels jouent un rôle crucial. Et pour cause, le passage au numérique d’une entreprise passe forcément par la gestion électronique des documents qu’elle produit. Un logiciel de classement de documents professionnels est une solution informatique qui offre la possibilité de gérer les documents physiques (papier) ou numériques (vidéos, fichier word, pdf…) manipulés par une entreprise.

Mais quels sont les réels avantages de l’utilisation d’un logiciel de classement de documents professionnels ? Nous vous avons recensé quelques-uns d’entre eux !

Gain de temps et de productivité

Le principal avantage de l’utilisation d’un logiciel de classement des documents numériques professionnels est que cette solution offre une augmentation majeure de la productivité. Et pour cause, ce type de logiciel offre à vos collaborateurs la possibilité d’accéder aux documents de l’entreprise à tout moment, peu importe où ils se trouvent. Le traitement des dossiers est donc plus rapide.

En plus, vos collaborateurs ne perdront plus de temps à produire, et surtout à rechercher les différents documents de l’entreprise. Ils pourront au contraire se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’analyse ou le traitement de données, au lieu de perdre du temps à manipuler des documents.

Économie

Une entreprise produit un important volume de documents papier pour fonctionner. Certaines peuvent facilement produire jusqu’à des milliers de documents par semaine. Or, le papier a un coût, et ce, sans compter les frais d’affranchissement, d’envois et surtout le travail nécessaire au traitement des documents papier et le coût d’achat et d’utilisation du matériel (imprimante, photocopieuse…).

L’utilisation d’un logiciel GED de classement de documents permet toutefois d’éviter tous les désagréments liés à la lourdeur de la gestion administrative papier et celle de la gestion mixte (papier et document électronique). Cela permettra à votre structure d’économiser des sommes non négligeables.

Sécurisation des documents

Le principal problème avec les documents papier est qu’ils peuvent facilement se perdre et se détériorer à force de passer entre de nombreuses mains. Or, les conséquences peuvent être terribles suivant l’importance et la sensibilité du document, notamment dans le secteur médical, assurance ou industrie. La sécurisation des documents professionnels ne se pose plus avec l’utilisation d’un logiciel de classement de documents, ce dernier permettant d’ordonner, de stocker et de rendre accessibles les documents numériques. L’accès peut bien évidemment être contrôlé à l’aide de la gestion des droits d’accès. De plus, en cas de suppression accidentelle, il existe des solutions pour récupérer le document.

Gestion écoresponsable

Avec les considérations environnementales actuelles, l’écologie est à l’honneur dans les tous domaines. Les notions telles que le Numérique responsable ou encore la Green IT gagnent en importance au sein de nombreuses sociétés. De plus, les consommateurs exigent aujourd’hui que les entreprises agissent pour la protection de l’environnement : ils sont de plus en plus nombreux à vérifier les valeurs et les engagements d’une entreprise avant d’acheter les produits de cette dernière.

Or, l’utilisation du papier a un impact considérable sur l’environnement. Il faut savoir qu’un arbre permet de produire en moyenne 8500 feuilles de papier. En continuant d’utiliser le papier, les entreprises augmentent leur empreinte sur la planète.

L’utilisation d’une plateforme ECM cloud constitue la solution la plus efficace pour résoudre ce problème et permettre à l’entreprise de tendre vers l’objectif zéro papier, c’est-à-dire du passage vers un format documentaire 100 % numérique. Avec cette solution, les documents papier peuvent être numérisés et archivés dans le cloud.

Gain d’espace

En plus des avantages précités, l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents permet également de gagner de l’espace. Comme vous le savez certainement, les documents physiques s’accumulent rapidement et prennent beaucoup de place. À partir d’un certain volume, leur archivage peut devenir un vrai casse-tête, d’autant plus que les documents doivent être stockés dans un espace restreint pour faciliter la recherche des dossiers.

À l’aide d’un logiciel de classement, il devient pourtant possible de limiter l’espace alloué au stockage de documents. Il pourrait même vous dispenser de l’utilisation d’un tel espace puisque tous vos documents sont stockés dans le cloud.