Solution ged cloud en Saas

En raison du développement de la dématérialisation des documents et l’évolution des outils de communication informatiques, de nombreuses organisations produisent aujourd’hui une quantité phénoménale de documents électroniques et papier.

La GED (Gestion Electronique de Document) constitue le moyen le plus efficace d’exploiter plus facilement et plus simplement ces documents. En effet, une solution de GED intègre des fonctions essentielles comme l’acquisition de documents, l’indexation, le classement, le stockage, l’accès et la diffusion des documents.

La mise en place de cette solution permet également d’harmoniser les processus internes de l’entreprise, de centraliser les informations et in fine, d’améliorer la collaboration entre les services et la productivité en générale. Néanmoins, avec les solutions de GED actuellement disponible sur le marché, il peut être difficile de choisir.

Pour vous aider, on se propose de vous faire découvrir l’une des déclinaisons des logiciels de GED qui connait aujourd’hui une popularité accrue : les solutions de GED Cloud en SaaS. Mais avant, quelques mots sur le caractère impératif de l’utilisation d’une solution de GED pour les entreprises.

L’utilisation d’une solution de GED : impérative pour les entreprises ?

Une entreprise peut-elle aujourd’hui se passer d’une solution de GED ? La réponse est bien évidemment non !

À l’heure actuelle, la transformation numérique se tient au centre de l’actualité économique : elle est même devenue l’une des principales préoccupations des entreprises, tous secteurs confondus (industrie, assurance, immobilier, etc…). Cela s’explique en grande partie par l’utilisation accrue des outils numériques au sein des entreprises, un phénomène lui-même poussé par la transformation des habitudes d’achat et par l’apparition de nouveaux modes de travail (télétravail, travail collaboratif…).

La popularité de la transformation numérique tient aussi au fait qu’elle constitue une opportunité pour les entreprises. En effet, les outils du numérique permettent de :

• Anticiper les demandes des clients ;
• Faciliter le travail entre les collaborateurs ;
• Accélérer les échanges avec les partenaires ;
• Mieux faire face à la concurrence, et même de la devancer.

Dans ce contexte, la dématérialisation documentaire constitue l’un des piliers de toute stratégie de transformation digitale efficace. L’utilisation du papier comme support de base pour la mise en œuvre des process internes de l’entreprise est incompatible avec la transformation digitale. Et pour cause, l’utilisation du papier augmente les risques de perte de temps, perte de données, perte d’argent et perte de performance.

Or, une solution de GED constitue l’outil principal à exploiter pour une dématérialisation réussie, notamment dans les Ressources Humaines. C’est un incontournable.

GED cloud en SaaS : fonctionnement et avantages

Une solution de GED SaaS est un logiciel proposé sous forme d’abonnement, contrairement à un logiciel classique, installable sur site nécessitant l’achat d’une licence. L’infrastructure informatique est mutualisée pour subvenir aux besoins de plusieurs clients. Malgré tout, les informations de chaque client sont très sécurisées et chacun d’entre eux possède une base de données qui lui est propre.

Une solution GED cloud en SaaS présente de nombreux avantages !

• Elle permet de prendre en charge un volume illimité de données et un nombre infini d’utilisateurs ;
• L’utilisateur n’a pas à se soucier de la gestion de la version, ce qui réduit considérablement son coût d’utilisation ;
• Elle est rapide à mettre en place puisqu’elle se présente le plus souvent comment une solution clé en main ne nécessitant aucun développement spécifique. Vous n’avez pas à investir dans un matériel particulier pour l’utiliser.

Par ailleurs, les solutions de GED cloud en mode SaaS présente pour la plupart les caractéristiques qui suivent :

• Vous restez vous-même propriétaire de vos données. Ces dernières bénéficient même d’une protection plus accrue puisque l’éditeur de la solution réalise une copie de sauvegarde régulière ;
• Les datacenters d’exploitation sont protégés 24 h/24 ;
• L’accès est strictement contrôlé par des systèmes d’authentification variés ;
• La tarification est transparente et visible par tous.

Enfin, bien qu’une solution de GED Cloud en SaaS offre de nombreux avantages, mieux vaut toujours tester la solution avant de l’adopter.