Solution de partage de fichiers entreprise : nos conseils pour bien choisir
Le partage de documents en ligne est devenu aujourd’hui une pratique courante, voire indispensable au sein des entreprises. Cela se comprend dans la mesure où la mise en œuvre d’un système de partage de fichier en ligne permet de favoriser le travail collaboratif et donc d’augmenter la productivité.
Le problème est qu’il peut être difficile de choisir parmi les nombreuses applications de partage que l’on peut trouver sur le marché celle la plus adaptée à ses activités. En effet, les fonctionnalités proposées varient fortement d’un logiciel GED à un autre. Pour vous éviter bien des dilemmes, on se propose de vous faire découvrir les principaux critères à prendre en compte pour bien choisir une solution de partage et de transfert de fichiers en entreprise !
L’ergonomie de l’interface utilisateur
La qualité de l’interface constitue le premier critère à prendre en compte pour bien choisir une solution de partage de fichiers volumineux professionnels. Il est toujours plus judicieux de privilégier une solution avec une interface agréable et facile à prendre en main. Une solution ergonomique ne nécessitera pas une longue période d’adaptation à vos collaborateurs. Ces derniers pourront ainsi exploiter avec facilité toutes les fonctionnalités proposées par la solution. La mise en place de cette dernière n’aura également pas d’incidence sur la productivité de votre structure.
La sécurité de vos données
Toutes les entreprises en sont conscientes, la sécurité des données qu’elles manipulent ne constitue pas une option, mais une obligation légale imposée par le RGPD, la règlementation portant sur la protection des données. La sécurisation des données de l’entreprise est d’autant plus importante compte tenu de l’accroissement de la cybercriminalité : les cyberattaques ont été multipliées par 4 depuis 2020.
Ces attaques peuvent avoir des conséquences très néfastes sur votre entreprise. Elles peuvent affecter la croissance de votre activité et entacher l’image de votre structure. C’est pour cette raison que la sécurisation des données devrait être l’une des principales priorités de votre structure.
Il est donc impératif d’opter pour un système de stockage offrant un haut niveau de sécurité. Afin de vous en assurer, veillez à ce que votre prestataire soit certifié ISO 27001. Cette certification est le signe que le prestataire peut garantir la sécurité et la confidentialité des données qui lui sont confiées.
Les conditions d’accès
Une solution de partage de fichiers devrait toujours faciliter la collaboration entre vos collaborateurs. Pour ce faire, la solution devrait au moins proposer une fonctionnalité qui permet un accès permanent à vos données. Le contraire pourrait affecter le traitement des dossiers de vos clients et nuire à votre crédibilité.
Un accès permanent à vos données peut également entrainer une hausse de la productivité de vos équipes puisque ces dernières pourront travailler de jour comme de nuit aux projets en cours, et ce depuis n’importe quel endroit.
À côté de cette facilité d’accès, un bon outil de partage de fichiers devrait permettre de retracer avec précision l’historique des échanges de données. Cela est surtout possible sur les logiciels dotés d’une fonctionnalité de suivis et de gestion de permission. Vous aurez la possibilité d’identifier les utilisateurs n’ayant pas suivi la procédure imposée pour le traitement des données et de revoir la manière dont vous gouvernez vos données.
La qualité du support
Outre la qualité de la solution elle-même, le support proposé par l’éditeur doit également être irréprochable. Le SAV devrait proposer une assistance permanente. Sinon, il devrait garantir des délais de réponse et d’assistance très courts durant les heures de disponibilité.
Il faut le rappeler, compte tenu de l’importance actuelle du partage de fichier en entreprise, l’indisponibilité ne serait-ce que d’un jour d’un logiciel peut avoir des conséquences importantes sur le rythme de travail et occasionné des retards.
Outre la qualité du SAV, un bon éditeur de logiciel de partage de fichier devrait également proposer des formations portant sur la prise en main et l’utilisation de sa solution.
Les critères ci-dessus sont les plus importants à prendre en compte pour bien choisir une solution de partage de fichiers. Malgré tout, il est toujours opportun de tester une solution GED avant de l’adopter. Vous verrez alors par vous-même si le logiciel GED est bien adapté au fonctionnement de votre structure et si elle répond bien à tous vos besoins.