Solution GED pour l’industrie

Perte de documents, perte de temps à rechercher un document, difficultés de travail au niveau de plusieurs supports… Les entreprises du secteur de l’industrie (automobile, bioscience, fabrication, agroalimentaire…) sont confrontées aux mêmes problématiques liées à la gestion des documents que les entreprises d’autres secteurs. Pourtant, la gestion de l’information reste l’un des moteurs essentiels à l’efficacité d’une entreprise.

Cela est d’autant plus vrai dans le secteur industriel où les entreprises doivent faire face à des difficultés croissantes d’organisation. Dans ce secteur fortement concurrentiel, l’utilisation d’une solution de GED constitue l’un des choix à faire pour les entreprises à la recherche de compétitivité et qui veulent améliorer leurs services pour répondre encore plus efficacement aux exigences de leurs clients.

Quels sont les principaux services proposés par une solution de GED ? Quels sont les avantages apportés par une solution GED pour une entreprise du secteur industriel ? Comment bien choisir sa solution de gestion documentaire ?

Logiciel de GED : les services proposés

L’utilisation d’une solution de GED constitue le point focal de toute stratégie de transformation numérique. Cela tient au fait, que ce type de solution améliore l’accès à l’information tout en simplifiant le travail des collaborateurs. Une solution de GED basique propose généralement les fonctionnalités suivantes :

• Numérisation des documents : indispensable pour intégrer les documents papier à la solution ;
• Indexation : cette fonctionnalité vous permet d’attribuer diverses informations aux fichiers numérisés (titre, date de création, mots-clés…). Cela va permettre de faire une recherche efficace dans la base de données constituée ;
• Stockage et archivage : les fichiers numérisés et indexés doivent être stockés sur un support sécurisé. Le processus d’archivage est lui réservé aux documents devant être légalement conservés et pour mieux gérer l’espace de stockage par application des différentes règles de conservation attachées à chaque type de fichier ;
• Diffusion : enfin une solution de GED permet généralement de diffuser et de consulter des documents suivant les règles attachées à leur nature.

Les avantages de l’utilisation d’une solution ECM (gestion de contenus) pour l’industrie

L’utilisation d’une solution de GED peut apporter beaucoup d’avantage à une entreprise du secteur de l’industrie :

• Réduction des coûts de gestion : une solution de GED permet de réduire le temps de traitement des documents, ce qui entraine à son tour une augmentation du temps de productivité de vos collaborateurs. Il faut savoir que d’après certaines études, environ 19,5 % des pertes de productivité au sein d’une entreprise sont dues à un problème de documents. La mise en œuvre de cette solution vous permet également de réduire les coûts logistiques liés au traitement traditionnel de l’information comme la consommation d’encre, l’utilisation du papier ou encore l’archivage physique ;
• Sécurisation des informations et gestion des droits : avec une solution de GED, vos données sont stockées dans des supports informatiques parfaitement sûrs. De plus, vous aurez la possibilité de retracer tous les processus de traitements de vos documents grâce à l’accès à l’historique de consultation et de modification. Le problème de perte et de détérioration des documents ne se pose également plus, car tous vos documents sont stockés en ligne ;
• Relation client optimisée : les clients des entreprises du secteur de l’industrie (et pas seulement) exigent aujourd’hui une meilleure réactivité et un meilleur accompagnement. Il reste toutefois difficile de répondre à ces exigences si les flux de documents nécessaires pour le traitement de certaines demandes client ne sont pas traités rapidement. Une solution de GED permet néanmoins l’automatisation des processus métiers. Grâce à elle il sera par exemple plus facile d’émettre des factures électroniques ou encore de fournir des documents précis aux clients en gagnant en productivité.

Comment choisir une solution de GED pour une entreprise du secteur de l’industrie ?

Malgré les nombreux avantages que peut apporter une solution de GED, la mise en place de cette dernière peut prendre beaucoup de temps et beaucoup de moyens si le processus est mal piloté. Pour vous éviter les mauvaises surprises, il est impératif de bien choisir la solution adoptée en prenant en considération plusieurs facteurs :

• Malgré les nombreux avantages que peut apporter une solution de GED, la mise en place de cette dernière peut prendre beaucoup de temps et beaucoup de moyens si le processus est mal piloté. Pour vous éviter les mauvaises surprises, il est impératif de bien choisir la solution adoptée en prenant en considération plusieurs facteurs :
• La récence et le prix : par expérience, il est toujours plus judicieux d’opter pour une plateforme ECM éprouvée, c’est-à-dire présente sur le marché depuis une longue période que pour un produit récent. Pour ce qui est du prix, ce dernier ne doit pas être vu comme une barrière à l’achat. Voyez-le plutôt comme un investissement à faire pour optimiser les performances de votre entreprise. Attention également aux coûts cachés d’une solution de GED (mise à jour, maintenance…) ;
• La compréhension de l’éditeur de la solution de votre secteur et de vos besoins : optez pour un fournisseur qui comprend les problématiques de votre secteur et qui propose des solutions pertinentes pour y répondre.