Outil de gestion documentaire pour entreprise logistique transport

Vous êtes une entreprise appartenant au domaine de la logistique transport et vous hésitez à adopter un outil de gestion documentaire ? On se propose de vous faire découvrir les avantages que pourrait apporter l’utilisation d’un logiciel GED dans votre transition numérique. Mais avant quelques mots sur la nécessité d’utiliser une solution de gestion documentaire !

La nécessité de la mise en œuvre d’un outil de gestion documentaire pour faire face aux transformations numériques du secteur du transport logistique

L’utilisation du papier dans les process de travail des entreprises du transport logistique n’est plus une option intéressante à l’heure où l’on parle puisque cela peut ralentir votre activité. En effet, dans le monde du fret, de la messagerie et de la logistique internationale, les documents utilisés au quotidien (feuilles de routes, factures, lettres de voiture, bulletins de salaire, bons de commande…) peuvent être bloqués à bord des moyens de transfert (camion, train, cargo, avion…).

Le manque de pertinence de l’utilisation du papier d’autant plus été accentué par les problèmes causés par la dernière pandémie (pénurie de main-d’œuvre, respect des règles de distanciation entrainant un retard dans le traitement des facteurs).

À part cela, la transformation et la diversité des règlementations locales et internationales imposent aux services de transport d’être plus fiables, plus rentables et plus rapides dans l’exécution de leurs opérations. Or, la mise en œuvre d’un outil de gestion documentaire constitue l’une des solutions qui leur permettront de s’adapter à tous ces changements.

L’utilisation d’un outil de GED, un atout concurrentiel important pour votre entreprise logistique transport

Pour les entreprises logistique transport, l’utilisation d’une plateforme de GED en Cloud constitue un atout concurrentiel important compte tenu des nombreux avantages que cela apporte :

• Une meilleure sécurisation de vos dossiers de transport : une solution de GED vous permet un contrôle précis des accès à vos documents électroniques tout en vous offrant la possibilité de gérer les versions de ces derniers. Cet outil vous permet également de conserver et d’archiver vos documents en ligne de manière sécurisée ;
• Plus de réactivité dans le traitement de vos dossiers : avec un outil de GED, vous ne perdez plus de temps à chercher les documents nécessaires à vos processus métiers. La centralisation de vos documents papiers au sein d’une seule interface permet en outre un meilleur travail de groupe et limite les risques de doublons. L’information reste accessible à tous vos collaborateurs à tout moment et peu importe l’endroit où ces derniers se trouvent. Enfin, avec une meilleure visibilité sur les tâches en cours (plus particulièrement vis-à-vis du traitement des factures), vous gagnez en rapidité.
• Des économies substantielles réalisées au quotidien : avec une solution de GED, vous économisez en frais postaux, en encre et en papier. Vous optimisez également vos espaces de travail puisque vous n’avez plus à aménager une salle d’archive.

Quelques conseils pour bien choisir un outil de gestion documentaire pour entreprise de transport

Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreuses solutions de gestion documentaire à destination des entreprises de transport logistique. Pour choisir parmi elles, il est impératif de prendre en considération plusieurs facteurs :

• L’étendue de la base installée : n’optez que pour les éditeurs disposant d’un parc client important. C’est le signe que la solution est mature et bien établie sur le marché ;
• La pérennité du logiciel de gestion électronique de documents : l’existence d’une application mobile ou d’un navigateur web dédié constitue des signes de pérennité d’un logiciel de GED. Or, les logiciels dotés d’une architecture pérenne constituent le meilleur choix pour une utilisation sur le long terme ;
• Flexibilité : la solution peut-elle être adaptée à la technologique informatique que vous utilisez ? La solution de GED en mode SaaS que vous devrez choisir doit s’intégrer sans grande difficulté à votre infrastructure informatique ;
• La modulation : le logiciel de gestion documentaire est-il assez modulable pour suivre l’évolution de votre entreprise surtout en termes de nombre d’utilisateurs. Une solution modulable vous évite d’installer une nouvelle solution en cas d’augmentation du nombre d’utilisateurs ou de modifications substantielles de vos process ;
• Possibilité d’utilisation avec le Cloud : l’option Cloud vous permet de stocker des documents GED dans le Cloud et vous évite donc d’investir dans des systèmes de stockage internes.