Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs

Toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite, doit impérativement gérer des factures, entrantes ou sortantes. Pour le cas de la France, la tendance est à la numérisation des factures adressées aux clients, et ce depuis quelques années. Cela n’est pas le cas pour la facturation fournisseur où l’utilisation de support papier est encore la principale règle.

Cela n’enlève pourtant rien au caractère fastidieux et chronophage du traitement des factures. La solution pour faciliter et sécuriser la gestion des factures fournisseurs est d’opter pour l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.

En quoi consiste cette solution GED en SaaS ? Quels en sont les avantages ? Dokmee, éditeur de logiciel GED et Workflow, fait le point sur tout ce qu’il faut savoir sur le logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs !

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation d’un document est l’opération qui consiste à faire passer un document en papier au support numérique. En d’autres mots, la dématérialisation se résume à numériser un document papier pour générer un fichier électronique en format PDF ou image.

Depuis quelques années, la dématérialisation des factures sortantes est devenue la règle pour de nombreuses entreprises, toutes tailles confondues. Ce phénomène est encore à ses prémices pour la gestion des factures fournisseurs. Cela s’explique par le fait que chaque fournisseur impose des règles de facturation différentes. Pourtant la dématérialisation des factures fournisseurs offre de nombreux avantages.

Les principaux avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

Dématérialiser les factures fournisseurs offre de nombreux avantages :

• Amélioration de la productivité : la dématérialisation permet de réduire de 5 fois le temps de traitement des factures fournisseurs. Cela est rendu possible par le fait que la dématérialisation supprime les tâches répétitives et chronophages ;
• Optimisation des coûts et réduction des délais de paiement : grâce à la dématérialisation, il devient possible de réduire jusqu’à 3 fois les coûts de traitement d’impression, d’envoi de courrier et d’archivage. Cela entraine des délais de paiement plus courts et limite les retards de paiements ;
• Fiabilité des données : avec l’automatisation des processus, la dématérialisation permet de limiter les risques d’erreurs de saisie (doublons, faute…), les risques de fraude et d’erreurs de paiement… Et avec plus de fiabilité, il devient plus facile de réaliser les audits internes comme externes ;
• Gain d’espace : dématérialiser les factures fournisseurs offre un gain de place important pour les entreprises, les archives des factures papier pouvant constituer une masse importante de documents à garder en lieu sûr.

Quelques conseils pour bien choisir un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs

La dématérialisation de factures fournisseurs passe forcément par l’utilisation de logiciel de dématérialisation. Voici quelques paramètres à vérifier pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins :

• La capacité d’import : afin de faciliter la gestion de vos factures, vérifiez les capacités d’import du logiciel GED. Veillez à opter pour une solution pouvant supporter différents canaux d’import des factures et plusieurs formats (photo, PDF…) ;
• Les capacités de reporting : il est toujours mieux d’opter pour une solution de dématérialisation pouvant créer un reporting précis de la trésorerie et des flux à venir ;
• Le niveau de sécurité et de traçabilité : un bon logiciel de dématérialisation des factures doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, de classement et d’archivage électronique sécurisé ;
• L’intégration du logiciel avec les autres outils déjà utilisés (logiciel comptable, outil collaboratif…) par votre entreprise : privilégiez surtout les logiciels que vos collaborateurs peuvent facilement prendre en main, et ce peu importe leur environnement de travail ;
• La possibilité d’utilisation en situation de mobilité : avec l’évolution des modes de travail et des usages, il est aujourd’hui impératif d’opter pour une solution de dématérialisation qu’il est possible d’utiliser à distance (Cloud), quels que soient le lieu et le contexte de travail ;
• La détection automatique des anomalies 
• Pour simplifier l’utilisation avec tous vos collaborateurs, est-ce que le logiciel en cloud est-il hébergé sur secteur privé ou public ?
• La qualité du support et de l’accompagnement proposé par l’éditeur : le SAV est-il facilement accessible ? L’éditeur de la solution propose-t-il une formation des utilisateurs ?

Notez qu’en plus de l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation, d’autres axes doivent être exploités dans le processus de dématérialisation des factures fournisseurs :

• Axe réglementaire : l’entreprise doit veiller tout au long du projet de dématérialisation à ce que les factures numérisées soient toujours de bonne qualité à chaque étape de la dématérialisation ;
• Axe organisationnel : le fonctionnement du service comptable doit être revu pour une utilisation optimale de la solution de dématérialisation choisie.