Logiciel ECM en mode SaaS sécurisé

Dans un environnement qui change très rapidement et où la concurrence est de plus en plus importante, la réduction des coûts et l’amélioration des services rendus aux clients obligent les entreprises à abandonner l’utilisation de documents papier pour passer à la dématérialisation des processus.

Or, la mise en œuvre d’une solution ECM (Electronic Content Manager) constitue l’une des étapes indispensables vers la dématérialisation. Mais quelle distinction faire entre une solution ECM et une solution de GED (Gestion électronique des documents) ? De plus, quels sont les réels avantages apportés par une solution ECM ? Et surtout, pourquoi opter pour une solution ECM en mode SaaS sécurisé !

Les principales différences entre une solution de GED et une solution ECM

ECM et GED sont tous deux des éléments essentiels dans la démarche de dématérialisation d’une entreprise. La principale différence est que la GED s’intéresse principalement aux documents de la structure tandis que l’ECM, au contenu. En d’autres termes, la GED est plus restrictive que l’ECM, en ce sens qu’elle ne traite exclusivement que la documentation de l’entreprise alors que l’ECM s’étend sur tout le contenu (documents, images, vidéos, données brutes…). Une solution ECM peut donc service de GED, tandis qu’une solution de GED ne peut pas faire office d’ECM.

Les principales fonctionnalités d’un ECM

Une solution ECM embarque le plus souvent cinq fonctionnalités majeures :

• La capture : un ECM permet d’intégrer tout type de donnée au sein de son système. Suivant la sophistication de la solution, un ECM peut même intégrer une option de reconnaissance des empreintes de main ou une fonctionnalité de reconnaissance de code-barre ;
• La gestion : un ECM permet de gérer les documents, la collaboration, le contenu, le record Management ainsi que le Business Process Management ;
• Le stockage : bien évidemment, il est tout à fait possible de stocker du contenu d’entreprise avec un ECM ;
• La préservation et le stockage : au-delà de l’option de stockage, un ECM permet de préserver et d’archiver les données, tout en permettant à ces dernières d’être accessibles à tout moment ;
• La distribution : un bon outil ECM doit forcément comporter un ou plusieurs systèmes de distribution afin de veiller à ce que l’information stockée reste accessible à tout moment par les utilisateurs.

Les bonnes raisons de mettre en place une solution ECM

La mise en place d’une solution ECM au sein d’une structure apporte de nombreux avantages ;

• Simplification de l’accès à l’information : capture et indexation, import des flux électroniques, classement et indexation des documents, navigation visuelle au moyen d’une cartographie des documents… Les nombreuses fonctionnalités d’un ECM permettent de simplifier l’accès à l’information ;
• Optimisation des cycles de validation ou de traitement des documents : cela est rendu possible grâce aux options telles que la relance automatique ou l’alerte en cas de retard, le paramétrage des workflows respectant les cycles de validation, l’historique et la traçabilité des personnes ayant accédé aux données ;
• Assurer la conformité : la plupart des solutions ECM assurent la conservation des données suivant les exigences légales à respecter en matière d’archivage électronique.

Pourquoi opter pour un logiciel ECM en mode SaaS sécurisé ?

Les solutions ECM sont disponibles en version installable sur site ou en mode SaaS. Le deuxième type de solution présente plusieurs avantages par rapport au premier :

• Facilité de mise en place : une solution SaaS ne nécessite pas beaucoup de paramétrage ni de lourds investissements. Facile à mettre en œuvre, ce type de solution est très adaptée aux petites et moyennes structures ;
• Flexibilité : les logiciels ECM en mode SaaS sont à la fois agiles et évolutifs. Ils peuvent donc être adaptés aux caractéristiques de votre organisation pour une meilleure efficacité. Il est relativement facile d’intégrer de nouveaux modules ou encore d’agrandir l’espace de stockage ;
• Collaboration facilitée : une solution ECM en mode SaaS permet une approche collaborative du travail puisqu’elle facilite la consultation des informations en centralisant les données qui restent disponibles 24 h/24 et 7 j/7 ;
• Mise à jour régulière : le mode SaaS vous décharge de toutes contraintes techniques. Les mises à jour et les révisions se font toutes de manière automatique et sans surcoûts. Vous bénéficiez de ce fait toutes les dernières fonctionnalités ;
• Sécurité : contrairement à ce que l’on pourrait, les logiciels ECM en mode SaaS sont tout aussi sûrs que les logiciels installables sur site. Mais pour cela, il est important d’adopter quelques bonnes pratiques de sécurité, dont l’authentification renforcée, le chiffrement des données ou encore la maintenance de connaissance situationnelle.