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Por que formas antigas de gerenciamento de conteúdo não são suficientes

Quando várias pessoas estão trabalhando no mesmo projeto, é comum que várias versões deste projeto existam. É importante não apenas ter um documento, mas também ter a versão correta deste documento. Existem várias técnicas que precisam ser usadas para garantir que as informações sejam capturadas e gerenciadas.

 

Como o gerenciamento de conteúdo é usado

Com o gerenciamento de conteúdo corporativo, o conteúdo é adicionado ao sistema. Você poderá controlar o que é feito com o conteúdo a seguir. O conteúdo é colocado na casa apropriada para essa informação específica. Em seguida, as informações precisam ser preservadas a longo prazo.

 

O gerenciamento de conteúdo é uma expansão do gerenciamento de documentos.

As organizações também precisam gerenciar imagens e arquivos de áudio. Não se refere apenas ao conteúdo criado por sua organização, mas também ao conteúdo obtido por sua organização que é útil para ela. Você não deve apenas gerenciar as informações que obtém, mas como elas são estruturadas para que possam ser usadas pela sua organização com mais eficiência.

No passado, o conteúdo precisava ser compartilhado em uma rede local ou por meio de pen drives. Porém, cada vez mais, o conteúdo precisa ser compartilhado por meio de uma nuvem para que possa ser acessado em qualquer lugar. Isso permite que seus funcionários concluam tarefas com mais eficiência.

 

Dados brutos vs. Dados Estruturados

Os dados brutos nem sempre estão em um formato que pode ser facilmente processado por um computador, o que pode levar a ineficiências. Por meio de um sistema de gerenciamento de conteúdo, seu conteúdo pode ser convertido em um formato que pode ser usado rapidamente pelo seu computador e também armazenar metadados. Por exemplo, você pode não apenas querer armazenar uma imagem em seu sistema de gerenciamento de conteúdo, mas também registrar quem detém os direitos da imagem.

 

Encontrando a solução certa

Não existe um sistema único de gerenciamento de conteúdo corporativo que funcione para todas as empresas, pois você terá não apenas necessidades práticas únicas, mas também problemas de conformidade com os quais você deve lidar. Por esse motivo, você desejará testar várias soluções e, possivelmente, considerar a possibilidade de criar uma personalizada. Porém, depois de ter um ótimo sistema de gerenciamento de conteúdo, você sentirá que tem mais controle sobre seus negócios e poderá atingir os objetivos de negócios com mais eficiência, além de garantir que sempre tenha a versão correta de um conteúdo.

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