O preenchimento de formulários eletrônicos tornou-se uma parte padrão da vida da maioria das pessoas. Portanto, muitas empresas e outras organizações contam com software de formulário eletrônico para se conectar com o público, coletar dados e aprovar solicitações. Se você planeja implantar um software de formulário eletrônico, é uma boa ideia saber quais são os principais recursos antes de comprar.
Coleta e Processamento
A coleta e o processamento de dados são o pão com manteiga do mundo do software de formulário eletrônico. Consequentemente, seu sistema precisa estar altamente disponível com formulários que as pessoas possam entender facilmente sem muita explicação. Cada formulário eletrônico deve ter instruções limitadas que um adulto alfabetizado possa seguir com facilidade. Da mesma forma, os formulários devem seguir a estrutura testada e comprovada de usar campos para entradas e um botão de envio para concluir o processo.
Você também pode precisar coletar e processar a documentação de suporte. Por exemplo, seu software de formulário eletrônico pode ter que coletar cópias de carteiras de motorista para que você possa confirmar novas contas. O processo deve aceitar muitos formatos de imagem de scanners e telefones, e deve operar rapidamente em conexões de internet de alta velocidade e telefones celulares. Além disso, ele precisa ter segurança sólida e seguir todos os protocolos de privacidade de dados aplicáveis, como HIPAA ou GDPR.
Validação
Muitos dados inúteis virão através do software de formulário eletrônico. Isso acontece por causa de bots, usuários insinceros e até mesmo erros humanos honestos. Independentemente do motivo pelo qual dados ruins atingem o servidor, o software precisa escaneá-los e validá-los. Ele deve verificar erros de digitação, erros comuns e entradas formatadas incorretamente.
Sempre que possível, os formulários eletrônicos devem oferecer correções ou pelo menos solicitar que os usuários corrijam as coisas antes de enviar. Da mesma forma, deve permitir que um usuário substitua a validação e faça envios se acreditar que o que digitou está correto.
Cálculo
Muitos formulários precisam calcular algo para o usuário ou para sua organização. Idealmente, o software de formulário eletrônico deve lidar com o máximo possível do processo de cálculo. Se você precisar que alguém envie dois campos de dados financeiros, por exemplo, é melhor executar o cálculo pelo formulário com base em duas entradas do que fazer com que ele faça as contas por conta própria.
Relatórios
A maioria das pessoas que está coletando dados, formulários ou outras informações desejará analisar os envios de forma agregada. Você pode precisar apenas de algumas informações simples, como quantos usuários fizeram envios, ou pode precisar de dados demográficos complexos que abrangem áreas geográficas, faixas etárias, níveis educacionais e assim por diante. O software de formulário eletrônico deve ser capaz de produzir rapidamente formatos e apresentá-los em formato impresso ou em um painel eletrônico.