Com novas tecnologias e inovações entrando no mercado em um ritmo acelerado, as empresas enfrentam o desafio de se adaptar rapidamente para a sobrevivência. E o que eles precisam são ferramentas que tornam isso possível. Um recurso para eles é um sistema de gerenciamento de documentos que pode organizar suas pilhas de dados em gabinetes de arquivos digitais.
Mas o que é uma plataforma de gerenciamento de documentos? Este é um programa que armazena, rastreia e gerencia documentos e ajuda a reduzir a burocracia. Muitos exemplos de sistemas de gerenciamento de documentos são capazes de rastrear versões e atividades de usuários pertencentes aos documentos e pastas acessados.
O que torna um aplicativo de gerenciamento de documentos importante em uma empresa? Os dados que uma empresa acumula à medida que ela cresce tornam-se exponenciais, tornando-se espalhados por diferentes redes, serviços de armazenamento em nuvem, clientes de email e em pastas locais que são organizadas ao acaso. Por causa disso, torna-se difícil para as pessoas encontrar os arquivos certos assim que precisam, levando a uma perda de produtividade.
1. Digitalização do Office com Captura e Validação de Dados
Com os avanços tecnológicos que permeiam todas as facetas da vida humana, tornou-se fundamental para as empresas adotarem as mesmas inovações para transformar seus processos em agilidade. E uma coisa que as empresas de sucesso fazem é investir em uma solução de digitalização de escritório, como software de gerenciamento de documentos.
Isso porque essa inovação para pequenas empresas pode acelerar a entrada de dados em um sistema com sua capacidade automática de captura de dados. Com um OCR, uma empresa pode se livrar da papelada rapidamente. Além disso, essa funcionalidade pode ser complementada com procedimentos de controle de qualidade de entrada de dados para garantir que cada informação inserida no sistema esteja correta. Como tal, uma empresa pode ter certeza de que todos estão acessando dados precisos e legítimos.
2. Compartilhamento Global de Arquivos e Colaboração
O compartilhamento de arquivos e a colaboração são aspectos importantes de uma empresa que podem ser facilitados por essas ferramentas em um sistema de gerenciamento de documentos. Esses recursos agilizam a entrega de informações para aqueles que podem precisar deles, especialmente os tomadores de decisão que precisam de acesso a dados em tempo real e spot-on o tempo todo. Isso é possível porque o melhor software de gerenciamento de documentos centraliza arquivos e pastas e permite o acesso a uma única fonte de verdade de forma integrada. Isso significa que, independentemente da localização de um usuário, eles podem recuperar as informações de que precisam para trabalhar sem atrito.
Além de facilitar a distribuição de arquivos, as empresas usam software de gerenciamento de documentos para fornecer uma plataforma singular para colaboração. Não é apenas um único indivíduo que pode trabalhar em um documento de cada vez - ele pode editá-lo com um ou mais colegas simultaneamente. Isso é comum nas tendências de colaboração, pois elas podem reduzir o tempo necessário para avaliar, revisar e concluir tarefas e projetos.
Além disso, uma plataforma de gerenciamento de documentos pode ajudar a reduzir as ocorrências de notas aleatórias no trabalho, especialmente em papel. Esse é um sério problema de segurança, pois as anotações em papel podem ser perdidas e extraviadas a qualquer momento e em qualquer lugar. Com um sistema digital onde eles podem trocar comentários com seus colegas de trabalho, a necessidade de escrever notas de papel é eliminada.
3. Definir Permissões de Acesso e Estrutura de Pastas
Nem todos os arquivos e pastas precisam estar abertos para cada membro da organização. Se houver uma chamada para a centralização de informações confidenciais, você poderá restringir o acesso a elas usando o módulo de configuração de funções e permissões do usuário de um software de gerenciamento de documentos. Ao fazer isso, você pode garantir que as pessoas que sempre trabalham com dados confidenciais possam visualizá-las a qualquer momento.
Além disso, uma ferramenta de gestão de conteúdo empresarial oferece uma estrutura de pastas bem definida dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Isso mantém as coisas organizadas e permite que os usuários localizem determinados arquivos e pastas manualmente ou localizem pastas onde precisam armazenar documentos.
4. Configurar fluxos de trabalho de aprovação
No caso de certos indivíduos precisarem abrir pastas ou arquivos restritos, eles podem ter que enviar uma solicitação aos supervisores ou a outro líder. Com um sistema de gerenciamento de documentos, uma empresa pode sistematizar o processo configurando um fluxo de trabalho de aprovação. Isso pode informar a parte de aprovação de uma solicitação para que ela possa agir sobre ela imediatamente. Dessa forma, se evita a criação de gargalos em uma determinada linha de processos de trabalho.
Mas isso também pode ser automatizado. As regras podem ser definidas durante o procedimento de configuração para fornecer acesso condicional a determinados usuários. Dessa forma, eles podem abrir e visualizar dados confidenciais sem esperar que um gerente conceda a aprovação.
5. Garantindo Dados e Cumprindo os Regulamentos
Conformidade regulatória é exigida das empresas para garantir que elas estejam protegendo os dados dos funcionários e dos clientes. As empresas podem garantir isso com diferentes tipos de sistemas de gerenciamento de documentos por causa dos recursos de criptografia que eles oferecem. Isso significa que as informações são criptografadas em repouso e em trânsito. Para proteger ainda mais as informações privilegiadas, um DMS pode aplicar autenticação de dois fatores se a configuração estiver ativada.
Há também outros recursos de segurança de dados disponíveis em um CMS, especialmente nos de nível superior. Isso inclui rastreamento e registro de atividades, registros de auditoria e gerenciamento do ciclo de vida do documento.
6. Personalização Completa do Sistema
Quando os funcionários adotam um novo sistema, eles esperam que tudo esteja pronto para que eles possam trabalhar sem mais delongas. Isso torna a personalização de um aplicativo importante antes de ser implantada em toda a organização.
Uma área que uma empresa inovadora prestaria atenção é a estrutura da pasta. Isso já foi mencionado acima, mas vale a pena abordá-lo novamente aqui para reiterar sua importância na experiência do usuário. Quando os usuários entendem, de uma só vez, como uma plataforma é organizada e como ela opera, eles podem dedicar mais tempo ao trabalho real em suas tarefas.
Em seguida é a convenção de nomenclatura do documento. Em desktops Windows ou Mac, as empresas já podem ter certas regras de nomenclatura de arquivos a serem seguidas. Isso pode ser transferido para uma plataforma de gerenciamento de documentos para garantir a consistência e a recuperação fácil e rápida de informações.
Além disso, as empresas devem dar tempo aos seus sistemas para treinamento, à medida que aprendem como operam. Isso é especialmente verdadeiro para garantir que a indexação inteligente funcione como deveria.
7. Força de trabalho mobilizada
A mobilidade da força de trabalho é uma coisa comum nas empresas, especialmente aquelas que precisam de pessoas no terreno para atender aos clientes. Com uma solução de gerenciamento de documentos, as empresas permitem que seus funcionários em movimento acessem arquivos e documentos que precisam compartilhar com os clientes. Isso também acelera a inscrição de clientes, pois eles podem anexar suas assinaturas eletrônicas em documentos digitais com facilidade.
Documentos organizados e força de trabalho produtiva = crescimento dos negócios
O ditado "tempo é ouro" é mais aplicável nas empresas. Ao implementar um sistema de gerenciamento de documentos, uma empresa pode eliminar desafios como arquivos perdidos e informações inacessíveis. Isso pode levar os funcionários a serem mais produtivos no trabalho, uma vez que esses pequenos problemas são eliminados, permitindo que as pessoas se concentrem totalmente em seu trabalho. Por isso, eles podem contribuir muito para o crescimento da empresa e dedicar totalmente os recursos de negócios para esse fim.