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Por que sua empresa precisa de software ECM

Um aspecto surpreendentemente importante de administrar uma empresa média ou grande é manter o controle das informações que sua empresa precisa para tomar decisões importantes, treinar novos funcionários e gerenciar relacionamentos comerciais. Embora muitas empresas tenham alcançado esses objetivos com sistemas de gerenciamento de conteúdo criados por funcionários que mantêm os arquivos relativamente organizados e informações confidenciais criptografadas, esses sistemas não têm muitos dos benefícios incorporados do software moderno de gerenciamento de conteúdo corporativo. Se você quer melhorar a maneira como seu negócio lida com as informações, aqui estão três razões para investir em software ECM.

 

Mantenha a linguagem corporativa consistente

As médias e grandes empresas são compostas por múltiplas equipes que trabalham de forma relativamente independente. Embora este sistema funcione bem para obter grandes volumes de trabalho feito, ele tem uma grande falha: a comunicação. Com o tempo, a divisão entre as equipes pode crescer à medida que as equipes desenvolvem seus próprios termos para as tarefas que completam independente de outras equipes. As diferenças no jargão da equipe podem dificultar seriamente a comunicação e causar problemas durante projetos multi-equipe. Para corrigir esse problema permanentemente, sua empresa precisa ter um repositório de informações com curadoria e fácil de encontrar sobre cada equipe. Usando um programa ECM, suas equipes podem documentar sua terminologia e trabalhar juntas para criar um glossário jargão que economizará tempo e assedos no futuro.

 

Simplificar o treinamento dos funcionários

À medida que as empresas crescem e mudam, a contratação de novos funcionários as mantém frescas e produtivas. Mas treinar novos funcionários não é uma façanha simples. Embora a maioria dos gestores tenha sistemas para treinamento de funcionários, esses sistemas podem ser melhorados e monitorados com software ECM. Se todos os documentos de treinamento de cada equipe forem armazenados e acessíveis no mesmo programa ECM, encontrar os documentos de treinamento certos é simples. Melhor ainda, usando o software ECM durante o processo de treinamento, seus novos funcionários aprenderão rapidamente a recorrer a ele para obter informações sempre que precisarem se comunicar com outra equipe ou acessar informações confidenciais de clientes ou clientes.

 

Mantenha informações confidenciais seguras

Embora muitos de seus funcionários devem saber como criptografar documentos para mantê-los seguros, seus documentos não estarão necessariamente protegidos contra vazamentos ou outros problemas. Em vez de manter informações confidenciais criptografadas, mas acessíveis, você pode melhorar a segurança da sua informação bloqueando documentos importantes atrás de senhas e portões de acesso de funcionários dentro do software ECM. Com várias verificações em vigor antes que qualquer funcionário possa acessar um documento sensível, você pode cumprir suas promessas de manter os dados que sua empresa lida com seguro e seguro o tempo todo.

 

Para saber mais sobre o software ECM, entre em contato com um desenvolvedor de software de negócios em sua área.

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