La gestión de contenido empresarial es un sistema para gestionar los documentos digitales y físicos de su organización. Solo las empresas estadounidenses gastan entre $ 25 y $ 35 mil millones al año en archivar, recuperar y almacenar papel. Un sistema ECM promueve un entorno sin papel y le permite volver a las tareas de valor agregado para su negocio.
Siga leyendo para descubrir las principales funciones que debe buscar en un sistema de gestión de contenido empresarial.
Intuitivo Diseño administrativo
Un sistema de gestión de contenido empresarial recopila su información no estructurada, como documentos, facturas, archivos PDF, etc. y los almacena en una ubicación digital segura. Estos documentos se pueden escanear manualmente, crear en la aplicación o cargar y poner a disposición de cualquier persona con permiso de acceso. Tener un diseño intuitivo reduce el dolor de cabeza que conlleva aprender un nuevo software. También proporcionará análisis personalizables para su flujo de trabajo empresarial.
En 2019, más de 4 mil millones de registros estuvieron expuestos a violaciones de datos. Busque un sistema con seguridad como máxima prioridad para mantener segura su información y la de sus clientes. Sus documentos deben poder buscarse fácilmente utilizando una variedad de etiquetas o palabras clave con niveles de acceso personalizables.
Automatización
Los trabajadores de hoy pasan un equivalente de 69 días en horas de trabajo repetitivo en la oficina. Este es el tiempo dedicado a enviar, recibir, buscar o completar formularios. Con el software ECM, la tecnología maneja las tareas repetitivas que involucran documentación. Los documentos se llenan automáticamente y se marcan cuando se comete un error o se necesita la aprobación de otra persona. Esto disminuye el tiempo perdido por errores administrativos y lo reutiliza para actividades generadoras de ingresos.
El software ECM también le permite rastrear proyectos a través de varias etapas de finalización. Esto ayuda a los gerentes de negocios a identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo y medir la productividad general para empleados individuales.
Integración
Las empresas pierden entre un 20 y un 30 por ciento en ingresos anuales debido a procesos ineficientes. Un sistema eficiente tendrá accesibilidad en la nube para que pueda administrar su negocio desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. Cualquier sistema de gestión de contenido empresarial que elija debe integrarse fácilmente con sus aplicaciones actuales. La falta de integración significa que tienes que abrir y cerrar más aplicaciones, copiar y pegar, o reiniciar todo el proceso, dejándote abierto a distracciones frívolas.
Cuando su software ECM se integra a la perfección en su software de documentos, contabilidad, redes sociales y correo electrónico, ahorra tiempo y dinero para su organización.
La gestión de contenido empresarial elimina la necesidad de exceso de papeleo y espacio de almacenamiento dedicado a los sistemas de archivo manual. El mejor software automatiza su flujo de trabajo, eliminando pasos repetitivos, y le brinda a usted y a sus empleados la libertad de trabajar desde cualquier lugar. Encuentre un sistema ECM que se integre perfectamente en su negocio y promueva un entorno más eficiente.