Logiciel de numérisation professionnel

La numérisation constitue l’un des points les plus importants en matière d’archivage électronique des données et de gestion électronique des documents. Première étape de la marche vers la transformation numérique de l’entreprise, la numérisation se fait à l’aide d’un logiciel GED qui permet d’extraire, de capturer et d’envoyer automatiquement vos données vers des applications métiers. L’avantage, c’est que cela permet d’améliorer le traitement des informations et de faciliter leur accessibilité.

Vous l’aurez compris, la numérisation nécessite l’utilisation d’un logiciel de numérisation. Mais comment choisir parmi les nombreuses solutions que propose le marché ? Avant de vous donner quelques conseils sur ce point, un petit tour d’horizon sur la numérisation : description, objectifs !

Qu’est-ce que la numérisation ?

Dans le domaine de l’informatique en général, la numérisation est la procédure qui consiste à convertir des informations d’un support en données numériques. Dans le monde de l’entreprise, on la définit plutôt comme l’action visant à remplacer les supports d’information en papier par des supports digitaux au moyen d’un scanner.

Il est possible de numériser tous les types de documents papier (factures, graphiques, contrats…) portant sur divers domaines (documents RH, documents fiscaux, documents sociaux…) en fichier électronique au format PDF ou autre. Après la numérisation, on procède à l’archivage du fichier numérique en ligne ou en local. Il est toutefois important de noter que pour qu’un fichier PDF puisse devenir une preuve devant diverses autorités (URSAAF, fisc…), la numérisation de documents doit se faire suivant des règles strictes.

Les objectifs de la numérisation de documents

La numérisation permet à une entreprise de :

• Faire des copies de fichiers ;
• Stocker et exploiter plus facilement et en toute sécurité les documents ;
• Procéder à une indexation ;
• Accéder plus facilement aux documents numériques souhaités.

Un logiciel d’automatisation de capture de données permet de booster la productivité, la collaboration et réduit considérablement les coûts de main-d'œuvre. Il devient facile d’échanger facilement les données, de réduire les archives physiques ce qui permet à la fin de réduire les coûts de gestion et de stockage.

Bien choisir un logiciel GED de numérisation professionnel : quelques conseils

La suppression du papier permet d’améliorer de 30 à 35 % la productivité d’une entreprise. Mais pour que le processus de numérisation aboutisse, il est impératif d’utiliser un bon logiciel de numérisation. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir parmi les nombreuses solutions disponibles sur le marché :

• Évaluez vos besoins en matière de numérisation : pour connaitre ce que le logiciel de numérisation devrait vous apporter, prenez en considération la taille de votre entreprise, le type et le volume de documents que vous projetez de numériser, le niveau technique de votre main d’œuvre, le budget que vous êtes prêt à investir, le nombre de bureaux ou de sites de votre entreprise... ;
• Assurez-vous que l’OCR soit de bonne qualité : un bon logiciel de numérisation doit impérativement comprendre la fonction OCR (Reconnaissance optique de caractères). Cette dernière permet à un logiciel de numérisation de transformer tous les fichiers non modifiables pour ensuite les modifier et les exploiter. Elle vous permet également de faire des recherches plus pointues, il vous sera notamment possible de trouver un mot ou une phrase dans le document que vous consultez ;
• Vérifiez si le logiciel embarque une fonction de correction automatique : cette fonction permet à un logiciel de corriger automatiquement divers caractéristiques d’un document scanné dont la netteté, la clarté, la décoloration, l’orientation et l’inclinaison, le recadrage et la luminosité ;
• Informez-vous sur la qualité de l’assistance : n’optez que pour les logiciels des éditeurs proposant une assistance professionnelle et de qualité en cas de problème. Si vous avez des doutes, optez pour un logiciel soutenu par des garanties ;
• Faites le point sur les technologies que vous utilisez : avant de vous procurer un nouveau logiciel de numérisation, examinez bien le fonctionnement de votre entreprise et surtout la qualité des technologies que vous utilisez. Sont-elles obsolètes ? Investir dans un logiciel qui ne s’intègrera pas dans une technologie obsolète est un mauvais investissement ;
• Vérifiez la facilité d’utilisation : opter pour un logiciel de numérisation avec une configuration complexe et nécessitant une maintenance laborieuse n’est pas intéressant ;
• Faculté de numérisation vers une autre application : il peut arriver que vous ayez besoin de modifier le contenu d’un document en cours de numérisation. Dans ce cas, une fonction permettant d’envoyer directement vers une autre application (logiciel de traitement de texte ou feuilles de calcul) peut vous éviter bien des désagréments. Vérifiez si le logiciel embarque cette fonctionnalité.

La numérisation de documents avec la puissance du logiciel d’extraction automatique de données de contenu professionnel résout non seulement de nombreux problèmes commerciaux, mais constitue également une solution essentielle, évolutive et rentable pour capturer des données commerciales complexes et transformer les informations en données exploitables.