Logiciel de GED en SAAS hébergé sur serveur privé

La GED constitue aujourd’hui un outil indispensable pour toute organisation ayant engagé un processus de digitalisation. Sa pertinence a d’autant plus été renforcée avec la précédente crise sanitaire qui a conduit au développement du télétravail et la vente à distance. Autant de raison qui a conduit les entreprises à accélérer leur transition numérique. Dans cet environnement, la pertinence de la dématérialisation des documents et des données atteint de nouveaux sommets.

Actuellement, le marché propose de nombreuses solutions de GED. Pour choisir, il faut prendre en considération de nombreux paramètres et le mode d’hébergement figure parmi les plus importants de ces derniers. Les logiciels de GED sont aujourd’hui disponibles en mode SAAS et en mode « on premise ». Pour l’heure, nous allons nous pencher sur le premier type. Qu’est-ce qu’un logiciel de GED en SAAS ? Quels sont les avantages ?

Logiciel de GED en SAAS (Software as a Service) : de quoi s’agit-il ?

Un logiciel de GED en SAAS est un logiciel installé sur des serveurs distants, accessibles en ligne. Ce type de logiciel est le plus souvent basé sur le Cloud. Il s’agit concrètement pour l’entreprise de louer l’application GED hébergée chez le prestataire. Si ce dernier est fiable, il proposera sans doute des serveurs privés dédiés à l’usage de son client. On parlera dans ce cas de logiciel de GED en SAAS hébergé sur serveur privé ou cloud privé.

Les logiciels en mode SAAS se distinguent des plateformes On Premise. Contrairement aux seconds, ils sont installés et opérés sur la structure informatique de votre entreprise après que vous ayez acquis une licence auprès de l’éditeur de la solution. Vous l’aurez compris, vous devrez réaliser un investissement matériel relativement important (serveur, support, maintenance…) pour déployer un logiciel de GED On Premise.

Les principaux avantages d’un logiciel de GED en SAAS hébergé sur serveur dédié privé

Dans les années 2014, opter pour les solutions de GED en mode SAAS faisait encore débat auprès des entreprises. Les chiffres sortis par le Baromètre GED en 2014 fait par Canon sur plus de 600 entreprises françaises sont édifiants. Bien que 80 % des entreprises questionnées comprennent l’importance de la gestion documentaire, plus de 78 % privilégient l’utilisation d’un outil en interne, c’est-à-dire, stocké sur les serveurs internes de l’entreprise.

Aujourd’hui, les choses ont bien changé. Les solutions en mode SAAS sont en passe de devenir la référence. Parmi les raisons qui expliquent cet engouement, le contexte règlementaire français et européen qui a renforcé la confiance numérique. Il y a aussi les importantes avancées réalisées dans le domaine de l’IA et de l’automatisation.

La popularité des logiciels de GED en mode SAAS se comprend aussi facilement compte tenu des avantages qu’ils offrent :

• Sécurité des données : contrairement à ce que l’on pourrait penser, les solutions de GED en mode SAAS sont aussi sûres que les solutions hébergées sur site, encore faut-il opter pour un éditeur de confiance. Malgré tout, il est important de noter que les solutions hébergées sur serveur privé sont plus sûres que celles hébergées sur les serveurs du prestataire ;
• Facilité d’accès : la majorité des solutions de GED en mode SAAS sont utilisables depuis un appareil mobile (smartphones, tablettes…). Il est également possible d’y accéder n’importe où à n’importe quel moment ;
• Capacité de stockage évolutive : grâce au Cloud public ou privé, la capacité de stockage des solutions de GED peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise ;
• Protection en cas de perte de données : une solution de GED SAAS permet généralement de conserver une duplication des données traitées. Cela limite les risques de pertes de données en cas d’incident (pannes matérielles, vols…).

Les critères à prendre en compte pour bien choisir une solution de GED en SAAS

Pour choisir une solution de GED en SAAS sûre et fiable, il faut prendre en compte plusieurs paramètres :

• Les certifications et les reconnaissances (ANSSI, ISO 27017, ISO 27001…) : les solutions de GED qui ont une certification ou une reconnaissance sont conçues doivent répondre à certaines normes de sécurité ;
• L’authentification : vérifiez comment les utilisateurs peuvent-ils accéder à la solution. Il existe de nombreux modes d’authentification dont la double authentification ou encore l’Active Directory ;
• Le lieu d’hébergement des données : les lois sur la protection de la vie privée et des données changent d’un pays à un autre ;
• Les résultats des tests d’intrusion : ces informations vous informent sur la réaction du logiciel face à des attaques ;
• Le système de sauvegarde : comment l’éditeur du logiciel garantit-il l’accès à vos données en cas de problème ?
• Les modalités de protection données en transit : quelles sont les garanties proposées par l’éditeur du logiciel GED pour protéger les échanges entre le serveur et l’utilisateur.