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  • Tendances de la transformation numérique

01juin

3 Avantages Indiscutables du Logiciel ECM pour les Entreprises Modernes

Quel que soit la typologie de votre entreprise, vous traitez probablement un grand nombre de documents que vous avez besoin d’organiser et de gérer. Leur suivi peut être largement facilité grâce à une solution ECM (gestion de contenu d'entreprise), qui présente aujourd'hui de nombreux avantages.

 

 

1. Accès plus facile aux archives et aux documents

 

La multiplication des documents empilés sur votre bureau vous ralenti, que ce soit pour retrouver des documents clés ou même pour les organiser. Vous pouvez atténuer ce problème en intégrant les solutions ECM dans vos opérations. Il vous permet de garder une trace de tous vos documents dans une seule plateforme.

 

Le système peut ajouter des mots clés et identification unique pour chaque document, ce qui les rendra beaucoup plus faciles à rechercher. La seule action pour vous ou votre collaborateur sera de saisir les éléments de recherche dans notre moteur de recherche et de laisser le système retrouver vos documents, ce qui représente un gain de productivité et un confort de travail amélioré dans la gestion de vos documents et archives.

 

2. Economies liées au traitement numérique

 

Beaucoup de coûts découlent de l'impression de trop nombreux documents et de leur gestion. Des coûts tels que le papier, l'encre et l’usure des appareils d’impression peuvent être drastiquement réduits grâce à l’utilisation des solutions ECM.

 

La nécessité de manipuler et transmettre des documents papier est ainsi grandement réduite. La digitalisation et le traitement des processus est aujourd’hui au cœur des stratégies de structuration et de mise en conformité règlementaire.

Les ressources ainsi libérées grâce à l’automatisation des processus pourront ainsi être réaffectées vers des tâches plus importantes de votre entreprise

 

 3. Accès illimités aux documents en télétravail 

 

L’accès limité aux documents est très souvent un problème de taille, qu’il soit dû à un stockage local ou à un format physique. Grâce à un ECM et à son application mobile, un salarié comme un chef d’entreprise peut piloter et suivre l’avancement de ses dossiers à travers un tableau de bord personnalisable.  

Chaque personne travaillant sur un logiciel ECM a la possibilité, en un rien de temps et en toute mobilité, de retrouver en quelques clics tous les documents nécessaires à la poursuite de sa mission. Elle a également la certitude de disposer de la bonne version du document, au bon moment.  

Un document dématérialisé circule plus vite qu’un document physique et permet donc une transmission de l’information plus fluide.  

Un système ECM permet également une continuité dans les traitements des documents entrants quotidiens. En effet, les courriers, factures fournisseurs, et autres peuvent être intégrés automatiquement dans des flux de traitements standardisés. Quoi de plus simple pour les utilisateurs que d’initier les traitements en prenant une photo des documents avec leur smartphone ou en scannant un document 

 

La gestion des documents de votre entreprise présente de nombreux défis. Au lieu de travailler plus, vos équipes peuvent travailler plus intelligemment en utilisant ECM. Pour en savoir plus vous pouvez contacter les fournisseurs de logiciels ECM.

 

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