En tant qu'entreprise, vous devrez investir considérablement dans le déploiement d'un nouveau système de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Pour ce, il est important d’éviter certaines erreurs qui peuvent compromettre le succès de votre entreprise.
Voici six erreurs à éviter lorsque vous êtes en train de déployer votre nouveau système pour vous assurer que votre solution ECM répond aux besoins de votre entreprise de manière efficace et complète.
Négliger la conception de votre architecture d'information dès le départ
L'une de vos premières étapes dans le développement d'un nouveau système ECM devrait être de décider du fonctionnement de votre architecture d'informations. Assurez-vous de vous concentrer sur l'efficacité et la durabilité de votre architecture d'information.
L'architecture de l'information consiste à encourager l'interaction des utilisateurs. Vous optimisez l'interaction lorsque vous rendez l'architecture de l'information aussi simple et rationalisée que possible afin que les utilisateurs sachent exactement ce qu'ils doivent faire pour communiquer et faire des affaires avec votre entreprise.
Ne pas organiser une communication efficace entre les départements
Chaque département de votre entreprise doit avoir les mêmes objectifs quand il s'agit de votre déploiement de la solution ECM.
La communication interne est toujours importante dans une entreprise. Cependant, cela est particulièrement important dans les jours précédant le déploiement d'ECM.
Encouragez-vous à vous concentrer sur le travail d'équipe et définissez un calendrier que tous les départements peuvent consulter pour les délais concernant les objectifs et les progrès du déploiement d'ECM.
Ne pas avoir de plan détaillé de prêt
Il est important de détaillé par écrit un plan résumant les activités. Ce plan de continuité des activités doit être accessible en permanence et vous devez vous y référer régulièrement pour vous assurer que vous suivez le plan ou que vous apportez les révisions nécessaires au fur et à mesure de l'avancement du projet de déploiement de l’ECM.
Ne pas corriger les pratiques défectueuses avant la mise en œuvre du nouveau système ECM
Il est important de corriger toute pratique défectueuse avant la mise en œuvre de votre système ECM. Sinon, les pratiques défectueuses seront intégrées au nouveau système et deviendront plus difficiles à corriger en cours de route.
Auditez vos processus pour détecter les problèmes existants ou autres inefficacités afin de préparer votre déploiement ECM. De cette façon, vous résolvez ces problèmes avant qu'ils ne soient davantage intégrés aux processus de fonctionnement de votre entreprise.
Ignorer les cas d'utilisation similaires qui se présentent
Des cas d'utilisation similaires sont d'importantes opportunités de compréhension. Vous devriez discuter de votre processus de déploiement ECM avec d'autres collègues de votre secteur qui peuvent vous faire des recommandations concernant la mise en œuvre de votre nouvelle solution ECM.
Manque de concentration sur les normes de conformités
L'un des aspects les plus pratiques des systèmes ECM est qu'ils vous aident à rester conforme aux normes de l'industrie. Le logiciel ECM peut le faire en stockant tous les fichiers pertinents électroniquement et en les gardant facilement accessibles aux dirigeants de votre entreprise qui sont chargés de prouver la conformité si nécessaire.
Pour en savoir plus sur le logiciel ECM, consultez une source dans votre région