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04févr.

Utilisation d’un logiciel ECM pour conservation et partage des pièces comptables

Un logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ou ECM) est capable non seulement de gérer les documents mais également la manière dont ces documents numériques sont utilisés, stockés et partagés. De nombreuses entreprises sont ainsi en mesure de supprimer complètement les documents papier de leurs process et d'utiliser uniquement des copies numériques. Pour se faire une idée plus précise des cas d’utilisations, voici quelques exemples d’usages des logiciels ECM en particulier dans une optique d'optimisation des flux comptables.

 

Intégration des factures fournisseurs et de l’application comptable.

Afin d’enregistrer et traiter les factures fournisseurs, les sociétés ont souvent à faire face à une saisie fastidieuse et entièrement manuelle des informations dans les applications comptables. L’automatisation d’un tel process est bien souvent rendue difficile par la multitude de fournisseurs et donc de formats de documents à gérer (BC, BL, Factures…).

Une solution ECM complète va permettre de réduire de façon drastique cette perte de temps en accélérant le traitement de ces documents en interne. Grâce à une étape automatique de reconnaissance et d’extraction d’informations, le logiciel ECM va pouvoir libérer du temps aux départements comptables, et à tous les intervenants impliqués dans la validation de ces documents (départements achat, livraison, responsables de départements…). 

Les factures sont automatiquement intégrées au système comptable et envoyés vers des Workflow de validation adaptés.

 

Partager les documents en interne et en externe de manière centralisée et sécurisée.

Que ce soit en interne ou avec des intervenants externes (clients, fournisseurs, experts comptables…), l’environnement économique actuel impose une réactivité et une sécurisation accrue des échanges d’informations. Dans cette optique, les solutions ECM proposent une réponse adaptée à ces challenges en proposant un contrôle total pour les entreprises sur leur base documentaire.

Les comptes utilisateurs pourront être paramétrés de manière très précise aussi bien au niveau des droits d’accès que des droits fonctionnels afin de limiter les erreurs humaines tout en conservant un contrôle poussé sur le système d’information.

Un accès spécifique pourra donc être attribué aux clients, fournisseurs, experts comptables… en fonction de règles de partage et de traitement sur mesure.

Les solutions ECM permettent un respect des exigences règlementaires et un contrôle sur l’ensemble de la documentation de l’entreprise grâce à des journaux d’audit, des outils de gestion des périodes de rétentions, et de contrôle de versions.

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