Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, il est courant que plusieurs versions de ce projet voient le jour. Il est important non seulement d'avoir un document, mais aussi d'avoir la bonne version de ce document. Il existe plusieurs techniques qui doivent être utilisées pour s'assurer que les informations sont capturées et gérées.
Comment la gestion de contenu est utilisée
Avec la gestion de contenu d'entreprise, le contenu est ajouté à un système. Vous pouvez ensuite contrôler ce qui est fait avec le contenu ensuite. Le contenu est placé dans la maison appropriée pour cette information particulière. Ensuite, les informations doivent être conservées à long terme.
La gestion de contenu est une extension de la gestion de documents.
Les organisations doivent également gérer les images et les fichiers audio. Il se réfère non seulement au contenu créé par votre organisation, mais également au contenu que votre organisation a obtenu et qui lui est utile. Vous devez non seulement gérer les informations que vous obtenez, mais aussi comment elles sont structurées de manière à ce qu'elles puissent être utilisées plus efficacement par votre organisation.
Dans le passé, le contenu devait être partagé sur un réseau local ou via des clés USB. Mais de plus en plus, le contenu doit être partagé via un cloud afin qu'il soit accessible partout. Cela permet à vos employés d'effectuer les tâches plus efficacement.
Données brutes vs. Données structurées
Les données brutes ne sont pas toujours dans un format qui peut être facilement traité par un ordinateur, ce qui peut conduire à des inefficacités. Grâce à un système de gestion de contenu, votre contenu peut être converti dans un format qui peut être utilisé rapidement par votre ordinateur et stocker également des métadonnées. Par exemple, vous pouvez non seulement vouloir stocker une image dans votre système de gestion de contenu, mais également enregistrer qui détient les droits sur l'image.
Trouver la bonne solution
Il n'y a pas de système de gestion de contenu d'entreprise unique qui fonctionnera pour toutes les entreprises car vous aurez non seulement des besoins pratiques uniques, mais vous aurez également des problèmes de conformité que vous devrez gérer. Pour cette raison, vous voudrez tester plusieurs solutions et éventuellement envisager d'en créer une personnalisée. Mais une fois que vous avez un excellent système de gestion de contenu en place, vous aurez l'impression d'avoir plus de contrôle sur votre entreprise et vous pourrez atteindre les objectifs de l'entreprise plus efficacement tout en vous assurant d'avoir toujours la bonne version d'un élément de contenu. .