Exemples de documents à stocker avec le logiciel ECM
L’Enterprise Content Management (ECM) est peut-être l’un des logiciels les plus modernes utilisés par les entreprises pour éliminer la dépendance à l’égard des documents papier, garder les documents organisés correctement et éliminer les risques liés au manque d’organisation. Il est bien connu que le logiciel ECM permet à votre entreprise de créer des versions numériques de tous types de documents papier. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent tellement bien l’ECM qu’elles oublient que certains documents méritent d’être sauvegardés. Outre les téléchargements numériques habituels d'éléments tels que les commandes des clients et les feuilles d'inventaires, il existe également d'autres documents à saisir. Voici quelques exemples de documents qu'il convient de stocker avec le système de logiciel ECM de votre entreprise.
CV des candidats
Lorsque vous êtes sur le point d’embaucher de nouveaux employés, vous aurez certainement une tonne de curriculum vitae à traiter. Bien que la plupart des entreprises ne garderont pas les curriculum vitae au-delà du processus d’embauche, il est important de le faire. Si vous devez embaucher plus de personnes plus tard ou si l’un des nouveaux candidats que vous avez choisis ne donne pas de résultats, vous pouvez facilement revenir aux curriculum vitae que vous avez et faire appel à une autre personne. Stocker numériquement les CV rendra très simple la sélection de certains CV par mots-clés ou par noms. Par exemple, si vous avez besoin d'une personne qualifiée en marketing pour votre équipe marketing, vous pouvez rechercher ce CV dans votre logiciel de gestion de contenu.
Pièces des courrier entrants
Le courrier physique entrant dans une entreprise est toujours une chose, mais une grande partie de ce courrier est jeté de côté ou stocké dans un classeur. Il est toujours judicieux d'analyser les messages entrants afin que les personnes qui ont besoin de les voir plus tard puissent les consulter ultérieurement. Qu'il s'agisse d'une notification d'une entreprise de services publics locaux sur les modifications de prix à venir ou d'une lettre de recommandation d'entreprise d'un collègue, ces informations peuvent être importantes à avoir ultérieurement.
Notes de réunion
Les réunions qui se déroulent dans un cadre professionnel peuvent être des événements très importants pendant lesquels de nombreuses informations importantes sont obtenues. La plupart des propriétaires d'entreprise ont quelqu'un qui prend des notes pendant une réunion et il y a de bonnes raisons de conserver ces notes pour les archiver avec le logiciel ECM. Vous pouvez avoir un enregistrement vocal de la réunion, mais cela ne vous aide pas nécessairement à rechercher une partie de la réunion et à vous en rappeler. Si vous avez une version numérisée du texte qui a été noté, vous pouvez revenir en arrière et voir de ce dont vous avez parlé.