Des documents papier désordonnés peuvent rapidement occuper beaucoup de place sur votre lieu de travail. Dans de nombreux cas, des documents importants peuvent facilement se perdre et vous risquez de perdre un temps précieux à essayer de les trouver. Cette consommation de papier est bien sûr néfaste pour l’environnement. Heureusement, il existe des moyens de réduire votre dépendance au papier.
E-Facturation
Comme toutes les entreprises, vous recevez régulièrement des factures de vos divers fournisseurs. Un premier pas, simple à mettre en place : demander une facturation digitale. Plus d’envoi de documents papier par voie postale, plus de numérisation de la facture à réception, plus de délai de traitement en interne, un paiement automatique peut même être mis en place avec votre banque.
En réduisant votre consommation de papier, vous facilitez la gestion de vos factures entrantes.
Faciliter le télétravail
Demander aux collaborateurs de faire du télétravail est un moyen simple pour réduire le gaspillage de papier et les dépenses. Lorsque les employés peuvent travailler de n'importe où, la communication se fait naturellement digitale plutôt que par papier. Par exemple, un employé peut télécharger un support de formation et le lire en format pdf plutôt que de l’imprimer sur papier, plus encombrant et qui pourrait facilement être perdu.
Numérisation de documents archivés
Un des problèmes majeurs en cas d’archivage en format papier est de déterminer comment les stocker. Votre espace d’archivage est surement limité. Vous avez surement déjà changé votre façon de travailler afin qu'une grande partie de votre entreprise soit gérée numériquement, mais que faites-vous des documents archivés ? Pour leur gestion, vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) qui vous permettra de numériser et de stocker efficacement un grand nombre de documents.
Numérisez vos flux de travail
Une fois que vous avez numérisé vos documents, vous souhaiterez modifier vos processus métier afin qu'ils puissent également être numériques. Par exemple, des candidats peuvent soumettre leur CV sous forme numérique par le biais de formulaires digitaux. En cas de candidature sous forme papier, une numérisation les rendra facilement exploitable via un traitement OCR. Les recherches et le tri des candidats sera ainsi efficacement facilité.
Organiser et catégoriser avec le logiciel ECM
Lorsque le contenu est déjà digital, il est important de le gérer afin que les documents restent facilement accessibles. Le classement et la catégorisation des documents permettent non seulement une recherche rapide et efficace mais aussi un contrôle des duplicatas et des versions, ainsi qu’une gestion de l’espace de stockage numérique. Les documents peuvent ensuite être visualisés ou édités. Vous pouvez également utiliser des métadonnées.
Pour plus d'informations sur la gestion de contenu d'entreprise, contactez votre interlocuteur ECM.