Lorsqu'il s'agit de choisir une plate-forme de gestion de contenu d'entreprise pour votre entreprise, il est important de choisir la bonne plate-forme. Vous avez besoin d'une plate-forme qui répondra aux besoins de votre entreprise. Si votre entreprise a besoin d'un logiciel ECM axé sur la gestion de documents, concentrez-vous sur les points suivants :
1. La capacité de stockage des fichiers volumineux
Si la gestion des documents est votre principal besoin avec une plate-forme ECM, vous devez vous assurer que le système vous permettra de stocker des fichiers volumineux. Vous avez besoin d’un réseau capable de stocker des fichiers de plusieurs téraoctets. La capacité de stockage des données est d’une importance capitale lorsque votre entreprise se sert de fichiers volumineux pour obtenir des informations nécessaires.
2. Supporter différents formats de fichiers
Ensuite, vous avez besoin d’un système capable de prendre en charge une grande variété de fichiers. Les fichiers au format Microsoft Word seront loin d’être les seuls à stocker. Vous avez besoin d'une plate-forme ECM capable de prendre en charge des formats de fichiers tels que des images, des vidéos et même des objets 3D. Ainsi, le système de fichiers pourra prendre en charge tous les types de documents que vous pourrez éventuellement créer ou utiliser au sein de votre entreprise et avec votre plate-forme ECM.
3. Le contrôle d'accès
Ensuite, il est important d’avoir un système de gestion de contenu qui stockera non seulement tous vos documents, mais vous permettra également de contrôler qui accède à ceux-ci. Ce n'est pas parce que vous avez chargé des documents et des fichiers sur votre plate-forme ECM que vous souhaitez que tout le monde y ait accès. L’intérêt d'une telle plate-forme est qu’elle puisse vous permettre de configurer des autorisations selon les fichiers, de sorte que seules les personnes auxquelles vous donnez accès puissent y accéder.
4. La capacité de manipuler les fichiers
Enfin, vous devez vous assurer que toute plate-forme ECM que vous utilisez, a la capacité de vous permettre non seulement de stocker les fichiers, mais également de les utiliser. Vous devez être capable, au sein de la plate-forme, de créer de nouveaux fichiers et documents mais également de lire et mettre à jour ceux-ci et enfin, de pouvoir les supprimer.
Si vous avez besoin d'une plate-forme ECM axée sur la gestion des documents, recherchez une plate-forme capable de stocker des fichiers volumineux, supportant un grand nombre de formats, permettant de contrôler l'accès aux documents tout en ayant la capacité de les manipuler aisément.