En tant qu'entreprise, il est important de s'assurer que vous êtes en constante évolution et croissance. Une façon d'y parvenir est de modifier la façon dont vous gérez les formulaires. Il n'est pas nécessaire d'imprimer des formulaires papier, de les remplir, puis de les numériser dans votre ordinateur. Au lieu de cela, vous pouvez créer des formulaires électroniques qui peuvent être remplis entièrement par voie électronique. Les formulaires électroniques sont utiles dans tous les secteurs d'activité.
Raison #1 : Réduisez votre consommation de papier
L'une des meilleures raisons de passer aux formulaires électroniques générés par un logiciel de formulaire électronique est qu'il vous permet d'utiliser moins de papier. Vous n'avez pas à payer le papier et l'encre pour imprimer le formulaire, ce qui réduit les coûts. Il y a aussi moins de chance que le formulaire se perde. Avec un formulaire papier, il peut facilement se perdre avec tous les autres papiers de votre bureau ; avec un formulaire électronique, il sera automatiquement classé, garantissant qu'il ne se perdra pas. Moins de papier à acheter et moins d'encombrement à gérer.
Raison #2 : Facile à partager
Avec un document ou un formulaire, souvent plusieurs personnes doivent voir le formulaire ou les signer. Avec un formulaire papier, on doit transporter le formulaire et s'assurer que toutes les parties concernées voient le formulaire et le remplissent. Avec un formulaire électronique, le formulaire peut facilement être envoyé par courrier électronique et partagé avec tous ceux qui ont besoin de le voir. Cela augmente la vitesse à laquelle le formulaire est rempli et diminue les risques de perte de celui-ci.
Raison #3 : Accès au journal d’audit
Avec certains formulaires, vous devez savoir qui l'a créé ou qui l'a vu ou revu. Avec un formulaire électronique utilisant un logiciel de formulaire électronique, vous pouvez facilement suivre qui voit le formulaire, quand il le voit et quand il y ajoute des informations. Si vous êtes audité pour tout ce qui concerne le formulaire, il vous sera facile de savoir qui a vu le formulaire et ce qui s'est passé avec, lorsque vous utilisez un formulaire électronique au lieu d'un formulaire papier. Le logiciel d'automatisation des formulaires crée sa propre piste d’audit de preuves facile à suivre.
Raison #4 : Contrôle de la qualité
Avec l'automatisation des formulaires, vous pouvez ajouter une étape de contrôle qualité du formulaire. Vous pouvez faire analyser électroniquement le formulaire au fur et à mesure que quelqu'un le remplit pour vous assurer que vous obtenez une adresse et un courriel exacts. Vous pouvez inviter les personnes à remplir les données manquantes sur le formulaire. Vous pouvez vous assurer, au fur et à mesure de son remplissage, que le formulaire est rempli aussi correctement que possible.
La meilleure façon de créer les formulaires électroniques dont votre entreprise a besoin est d'utiliser un logiciel de formulaire électronique. Le logiciel de formulaire électronique vous permet de créer facilement les formulaires électroniques dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Il vous permet également de fournir aux gens un moyen de remplir des formulaires électroniques. L'achat d'un logiciel de formulaire électronique vous aidera à rationaliser vos opérations commerciales.
Pour plus d'informations sur les logiciels de formulaires électroniques, contactez une entreprise près de chez vous.