Lorsque vous investissez dans un logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour votre entreprise, vous voulez que le logiciel facilite la gestion de votre vie professionnelle.
Les qualités qui feront un bon logiciel ECM pour votre entreprise dépendent vraiment des priorités de votre entreprise et des besoins logiciels. Si la gestion du flux de travail est importante pour votre ECM, il y a des caractéristiques spécifiques que vous voudrez rechercher dans le logiciel.
Trait #1: Capacité à pousser des documents à travers des étapes séquentielles
Si la gestion du flux de travail est importante, vous voulez vous assurer que vous êtes en mesure de déplacer des documents à travers des étapes séquentielles qui vous permettent de déplacer des documents à travers un processus commercial formel.
Par exemple, si une fois que l'équipe A a créé un document, le chef d'équipe A doit le réviser, avant de le transmettre au groupe de gestion, vous allez vouloir un logiciel ECM qui vous permet de créer des moteurs de flux de travail définis afin que les documents et les informations peut être poussé à travers une séquence métier définie qui permettra au travail d'être rapidement examiné par toutes les parties concernées.
Trait #2: Processus d'examen des documents
Deuxièmement, vous ne voulez pas simplement envoyer des documents, vous voulez avoir la possibilité de revoir et de réviser des documents.
Vous voulez avoir un système ECM qui vous permette de renvoyer des documents pour révision ou de transmettre des documents avec des commentaires en ajoutant aux documents pour expliquer le raisonnement et la réflexion. Vous avez besoin d'un système qui permette d'approuver et d'envoyer ou de renvoyer les documents pour révision.
Vous avez besoin d'un processus d'examen compliqué qui permette de nuancer la façon dont votre entreprise traite réellement les documents.
Trait #3: Gardez le flux de travail dans le bon environnement
L'application de workflow ne doit pas sembler totalement étrangère. Vous voulez un système de flux de travail qui vous permette de l'intégrer à d'autres applications que vous utilisez déjà, telles que Microsoft Office.
Un système de flux de travail qui vous permet de travailler dans le logiciel natif tout en bénéficiant d'une programmation de flux de travail améliorée aidera votre équipe à s'adapter à l'utilisation du logiciel ECM.
Trait #4: autoriser un tableau de bord administratif
Enfin, vous souhaitez un logiciel ECM qui permette l'utilisation d'un tableau de bord administratif. L'objectif du tableau de bord administratif axé sur le flux de travail est de vous permettre de suivre l'état des éléments que vous avez soumis au processus de flux de travail global. En tant que propriétaire d'un document, vous devriez toujours être en mesure de suivre et de voir ce qui se passe avec ce document.
Lorsqu'il s'agit d'acheter un logiciel ECM, si le flux de travail est une priorité absolue pour votre entreprise, vous devez vous assurer de choisir un logiciel ECM qui permet aux documents d'être poussés à travers des étapes séquentielles avec la possibilité de réviser et de commenter les documents.
Vous voulez un logiciel ECM qui permette aux applications natives d'être intégrées dans l'environnement de flux de travail et la possibilité de suivre le travail une fois qu'il est soumis. Ce ne sont là que quelques-unes des caractéristiques importantes du logiciel ECM lorsque le flux de travail est l'un de vos principaux intérêts.
Pour plus d'informations, contactez une entreprise qui propose des produits logiciels ECM.