Pourquoi votre entreprise a besoin d’un logiciel ECM
Un aspect étonnamment important de la gestion d’une entreprise moyenne ou grande est de garder une trace de l’information dont votre entreprise a besoin pour prendre des décisions clés, former de nouveaux employés, et gérer les relations d’affaires. Bien que de nombreuses entreprises aient atteint ces objectifs grâce à des systèmes de gestion de contenu créés par des employés qui maintiennent les fichiers relativement organisés et les informations sensibles cryptées, ces systèmes n’ont pas beaucoup d’avantages intégrés des logiciels modernes de gestion de contenu d’entreprise. Si vous souhaitez améliorer la façon dont votre entreprise gère l’information, voici trois raisons d’investir dans le logiciel ECM.
Garder le lingo d’entreprise cohérent
Les moyennes et grandes entreprises sont composées de plusieurs équipes qui travaillent de façon relativement indépendante. Bien que ce système fonctionne bien pour obtenir de grands volumes de travail effectué, il a un défaut majeur: la communication. Au fil du temps, la division entre les équipes peut s’accroître au fur et à mesure que les équipes développent leurs propres conditions pour les tâches qu’elles accomplissent indépendamment des autres équipes. Les différences dans le jargon d’équipe peuvent sérieusement entraver la communication et causer des problèmes lors de projets multi-équipes. Pour résoudre ce problème de façon permanente, votre entreprise doit disposer d’un référentiel d’informations sur chaque équipe. À l’aide d’un programme ECM, vos équipes peuvent documenter leur terminologie et travailler ensemble pour créer un glossaire du jargon qui permettra de gagner du temps et des tracas à l’avenir.
Simplifier la formation des employés
Au fur et à mesure que les entreprises se développent et changent, l’embauche de nouveaux employés les maintient fraîches et productives. Mais former de nouveaux employés n’est pas une mince affaire. Bien que la plupart des gestionnaires aient des systèmes en place pour la formation des employés, ces systèmes peuvent être améliorés et surveillés à l’aide du logiciel ECM. Si tous les documents de formation pour chaque équipe sont stockés et accessibles dans le même programme ecm, trouver les bons documents de formation est simple. Mieux encore, en utilisant le logiciel ECM pendant le processus de formation, vos nouveaux employés apprendront rapidement à se tourner vers lui pour obtenir de l’information chaque fois qu’ils ont besoin de communiquer avec une autre équipe ou d’accéder à des informations sensibles sur le client ou le client.
Sécuriser les informations sensibles
Bien que bon nombre de vos employés devraient savoir comment chiffrer les documents pour les protéger, vos documents ne seront pas nécessairement protégés contre les fuites ou d’autres problèmes. Au lieu de garder les informations sensibles cryptées mais accessibles, vous pouvez améliorer votre sécurité d’information en verrouillant des documents importants derrière les mots de passe et les portes d’accès des employés dans le logiciel ECM. Avec plusieurs vérifications en place avant que n’importe quel employé puisse accéder à un document sensible, vous pouvez tenir vos promesses de garder les données que votre entreprise gère en toute sécurité en tout temps.
Pour en savoir plus sur le logiciel ECM, contactez un développeur de logiciels d’entreprise dans votre région.