La gestion de contenu d'entreprise est un système de gestion des documents numériques et physiques de votre organisation. Les entreprises américaines dépensent à elles seules environ 25 à 35 milliards de dollars par an pour classer, récupérer et stocker du papier. Un système ECM favorise un environnement sans papier et vous permet de revenir à des tâches à valeur ajoutée pour votre entreprise.
Continuez à lire pour découvrir les principales fonctionnalités à rechercher dans un système de gestion de contenu d'entreprise.
Intuitif Conception administrative
Un système de gestion de contenu d'entreprise rassemble vos informations non structurées, telles que les documents, factures, fichiers PDF, etc. et les stocke dans un emplacement numérique sécurisé. Ces documents peuvent être numérisés manuellement, créés dans l'application ou téléchargés et mis à la disposition de toute personne disposant d'une autorisation d'accès. Avoir une conception intuitive réduit les maux de tête liés à l'apprentissage de nouveaux logiciels. Il fournira également des analyses personnalisables pour le flux de travail de votre entreprise.
En 2019, plus de 4 milliards d'enregistrements ont été exposés dans des violations de données. Recherchez un système avec la sécurité comme priorité absolue pour protéger vos informations et celles de vos clients. Vos documents doivent être facilement consultables à l'aide d'une variété de balises ou de mots-clés avec des niveaux d'accès personnalisables.
Automatisation
Les travailleurs d'aujourd'hui passent l'équivalent de 69 jours en heures de travail de bureau répétitif. Il s'agit du temps passé à envoyer, recevoir, rechercher ou remplir des formulaires. Avec le logiciel ECM, les tâches répétitives impliquant la documentation sont gérées par la technologie. Les documents sont automatiquement remplis et signalés lorsqu'une erreur est commise ou qu'une autre approbation est nécessaire. Cela réduit le temps perdu à cause des erreurs administratives et le réutilise pour des activités génératrices de revenus.
Le logiciel ECM vous permet également de suivre les projets à travers différentes étapes de réalisation. Cela aide les chefs d'entreprise à identifier les goulots d'étranglement du flux de travail et à évaluer la productivité globale de chaque employé.
L'intégration
Les entreprises perdent environ 20 à 30% de leurs revenus annuels en raison de processus inefficaces. Un système efficace aura une accessibilité au cloud afin que vous puissiez gérer votre entreprise de n'importe où sur n'importe quel appareil. Tout système de gestion de contenu d'entreprise que vous choisissez doit être facilement intégré à vos applications actuelles. Un manque d'intégration signifie que vous devez ouvrir et fermer plus d'applications, copier et coller ou redémarrer l'ensemble du processus, vous laissant ainsi exposé à des distractions frivoles.
Lorsque votre logiciel ECM est intégré de manière transparente à votre logiciel de gestion de documents, de comptabilité, de réseaux sociaux et de messagerie, vous économisez du temps et de l'argent pour votre organisation.
La gestion de contenu d'entreprise élimine le besoin de paperasse excessive et d'espace de stockage dédié aux systèmes de classement manuels. Le meilleur logiciel automatise votre flux de travail, élimine les étapes répétitives et vous donne, à vous et à vos employés, la liberté de travailler de n'importe où. Trouvez un système ECM qui s'intègre parfaitement à votre entreprise et favorise un environnement plus efficace.