Como empresa, deberá realizar una inversión considerable para implementar un nuevo sistema de gestión de contenido empresarial (ECM). Como tal, desea evitar errores que comprometerán el éxito de la empresa.
Los siguientes son seis errores que debe evitar cuando se encuentra en el proceso de implementación de su nuevo sistema para garantizar que su solución ECM satisfaga las necesidades de su empresa de manera eficiente y completa.
Descuidar el diseño de su arquitectura de información por adelantado
Uno de sus primeros pasos para desarrollar un nuevo sistema ECM debe ser decidir cómo funcionará su arquitectura de información. Asegúrese de centrarse en la eficacia y la sostenibilidad cuando se trata de su arquitectura de información.
La arquitectura de la información se trata de fomentar la interacción de los usuarios. Maximiza la interacción cuando hace que la arquitectura de la información sea lo más simple y optimizada posible para que los usuarios sepan exactamente lo que necesitan hacer para comunicarse y hacer negocios con su empresa.
No organizar una comunicación efectiva entre los departamentos.
Cada departamento de su empresa debe tener los mismos objetivos en mente cuando se trata de la implementación de su ECM.
La comunicación interna siempre es importante en una empresa. Sin embargo, es especialmente importante en los días previos a la implementación de un ECM.
Fomente un enfoque en el trabajo en equipo y establezca un cronograma que todos los departamentos puedan cumplir con los plazos para los objetivos y el progreso del despliegue de ECM.
No tener un plan escrito listo
Es importante escribir un plan de continuidad comercial por escrito. Este plan de continuidad del negocio debe estar constantemente accesible, y debe consultarlo periódicamente para asegurarse de seguir el plan o de realizar las revisiones necesarias a medida que avanza el proyecto de implementación de ECM.
No corregir las prácticas defectuosas antes de implementar el nuevo sistema ECM
Es importante corregir cualquier práctica defectuosa antes de implementar su sistema ECM. De lo contrario, las prácticas defectuosas se integrarán con el nuevo sistema y serán más difíciles de corregir en el futuro.
Audite sus procesos para detectar cuellos de botella u otras ineficiencias y prepararse para su implementación de ECM. De esta manera, corrige los grandes problemas antes de que se arraiguen más en los procesos esenciales de su empresa.
Ignorando cualquier caso de uso similar que surja
Los casos de uso similares son oportunidades importantes para la comprensión. Debe analizar su proceso de implementación de ECM con otros colegas de su industria que pueden hacerle recomendaciones sobre la implementación de su nueva solución de ECM.
No enfocarse en el cumplimiento de la industria
Uno de los aspectos más convenientes de los sistemas ECM es que lo ayudan a cumplir con los estándares de la industria. El software ECM puede hacer esto almacenando todos los archivos relevantes electrónicamente y manteniéndolos fácilmente accesibles para los líderes de su empresa que son responsables de demostrar el cumplimiento cuando sea necesario.
Para obtener más información sobre el software ECM, consulte un recurso en su área.