Ejemplos de software ECM en acción con programas de presentación de impuestos en línea
El software de administración de contenido empresarial (o ECM) administra todos los documentos y la forma en que esos documentos se usan, almacenan y presentan digitalmente. Muchas empresas pueden eliminar por completo los documentos en papel y utilizar solo representaciones digitales. Si desea tener una buena idea de lo que este tipo de software puede hacer por su empresa, aquí hay ejemplos de software ECM en acción con programas de presentación de impuestos en línea.
Autocompletar documentos con información de la empresa
Los documentos con membrete de la empresa ya no son en papel Las compañías tributarias completan la información de su compañía en la parte superior o inferior de cada hoja para que pueda rastrearse hasta su compañía en caso de una investigación o auditoría. La conveniencia de la función de autocompletar ni siquiera requiere que la persona que completa el formulario comience a ingresar esta información porque en el momento en que se inicia una nueva página de documento fiscal, el software ECM la llena de inmediato sin presionar una tecla. Si alguno de sus documentos necesita membretes de la compañía o información en las páginas del documento, puede ahorrar varios minutos todos los días configurando las funciones de autocompletar en su software ECM después de configurar la información que desea ingresar en cada página que escriba.
Transferir información importada o cargada a nuevos documentos
Las personas que presentan sus impuestos en línea durante años generalmente usan hojas de cálculo o software de contabilidad para realizar un seguimiento de sus finanzas durante todo el año. Luego cargan esa información en el software de impuestos cuando presentan sus impuestos. El software de ECM entrelazado con el software de impuestos incita a los usuarios a cargar información desde su hoja de cálculo o software de contabilidad y luego crea un puente seguro para que esa información se cargue y transfiera sin problemas. Toda la información "patentada" en formularios de impuestos individuales y las hojas de cálculo o programas contables desde los que se cargó la información está protegida con características de alta seguridad dentro del software ECM que utiliza la compañía tributaria. Del mismo modo, puede usar el software ECM con su empresa para cargar y descargar información propietaria en los bancos de datos de su empresa, todo mientras lo mantiene muy seguro.
Almacenado para el año siguiente
Las compañías de impuestos en línea procesan millones de documentos fiscales cada año. Para mantener esa información y transferirla a los impuestos del próximo año, estas empresas deben tener un sistema de gestión de contenido de élite que guarde toda esa información en un lugar seguro. Todos esos archivos individuales y documentos digitales a menudo se almacenan en la nube, pero pueden almacenarse en docenas de torres de datos físicos y bases de datos. Cada documento tiene una firma única adjunta para que los impuestos de Joe Smith nunca se confundan con los impuestos de Joe A. Smith, y así sucesivamente. Cuando necesite almacenar tanta información y guardarla en archivos únicos, las soluciones de software ECM son el camino a seguir.