Cuando varias personas están trabajando en el mismo proyecto, es común que existan múltiples versiones de este proyecto. Es importante no solo tener un documento, sino también tener la versión correcta de este documento. Existen múltiples técnicas que deben usarse para asegurarse de que la información se capture y administre.
Cómo se usa la gestión de contenido
Con la gestión de contenido empresarial, el contenido se agrega a un sistema. A continuación, puede controlar lo que se hace con el contenido siguiente. El contenido se coloca en el hogar adecuado para esa información en particular. Entonces, la información necesita ser preservada a largo plazo.
La gestión de contenido es una expansión de la gestión de documentos.
Las organizaciones también necesitan administrar imágenes y archivos de audio. No solo se refiere al contenido creado por su organización, sino que también se refiere al contenido que su organización ha obtenido que le es útil. No solo debe administrar la información que obtiene, sino también cómo está estructurada para que su organización pueda utilizarla de manera más eficiente.
En el pasado, el contenido debía compartirse en una red local o mediante unidades de memoria USB. Pero cada vez más, el contenido debe compartirse a través de una nube para poder acceder a él desde cualquier lugar. Esto permite a sus trabajadores completar tareas de manera más eficiente.
Datos sin procesar vs. Datos estructurados
Los datos sin procesar no siempre están en un formato que pueda ser procesado fácilmente por una computadora, lo que puede conducir a ineficiencias. A través de un sistema de administración de contenido, su contenido se puede convertir a un formato que su computadora puede usar rápidamente y también almacenar metadatos. Por ejemplo, es posible que no solo desee almacenar una imagen en su sistema de administración de contenido, sino también registrar quién posee los derechos de la imagen.
Encontrar la solución correcta
No existe un único sistema de gestión de contenido empresarial que funcione para todas las empresas porque no solo tendrá necesidades prácticas únicas, sino que también tendrá problemas de cumplimiento que deberá resolver. Por esta razón, querrá probar varias soluciones y posiblemente considerar la posibilidad de crear una personalizada. Pero una vez que tenga un excelente sistema de administración de contenido, sentirá que tiene más control sobre su negocio y podrá cumplir con los objetivos comerciales de manera más eficiente al tiempo que se asegura de que siempre tenga la versión correcta de un contenido.