Aunque solo tengas 20 empleados, la cantidad de contenido que puede generar una pequeña empresa puede ser asombrosa. Si no has tomado medidas sobre cómo almacenar adecuadamente todo este contenido, es probable que te sientas como si necesitaras contratar a un archivista o contable. ¿Qué es esto, ¿1975?
Deberías investigar sobre la Gestión de Contenido Empresarial (ECM). Básicamente, es una suite de software o plataforma de servicios que te ayuda a gestionar todo el material que tu negocio genera.
Contenido y Colaboración Centralizados
Las plataformas de ECM ofrecen un repositorio centralizado donde se pueden almacenar, organizar y acceder a todos los documentos e información. Este enfoque centralizado elimina la necesidad de sistemas de almacenamiento dispersos, reduce la duplicación y garantiza una gestión coherente y eficiente del contenido en toda la organización.
Además, el software ofrece características de colaboración como el intercambio de documentos, control de versiones y edición simultánea. Estas características permiten a los empleados trabajar juntos en proyectos, proporcionar comentarios en tiempo real y evitar conflictos derivados de múltiples versiones de documentos. Como resultado, aumenta la productividad y los equipos pueden trabajar de manera más eficiente.
Procesos Empresariales Optimizados
El software de gestión de contenido empresarial ofrece capacidades de automatización de flujos de trabajo, lo que permite a las organizaciones definir y automatizar sus procesos comerciales. Al automatizar tareas, enviar documentos para su aprobación y configurar recordatorios, el software ECM agiliza las operaciones, reduce los errores humanos y acelera los procesos comerciales.
Cumplimiento y Seguridad Mejorados
El cumplimiento de las regulaciones de la industria y la seguridad de los datos se vuelven cada vez más críticos a medida que las empresas crecen. La gestión de contenido empresarial ofrece funciones como la gestión de registros, auditorías y controles de acceso, que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo. También proporciona mecanismos de seguridad sólidos, incluida la encriptación, permisos de usuario y autenticación, para proteger la información comercial confidencial.
Recuperación Eficiente de Información
A medida que crece el volumen de contenido, encontrar información específica se vuelve desafiante. Las soluciones de software ECM ofrecen capacidades de búsqueda avanzada, lo que permite a los empleados localizar rápidamente los documentos requeridos en función de diversos criterios. Esto ahorra tiempo y mejora la toma de decisiones al proporcionar acceso oportuno a información relevante.
Escalabilidad e Integración
El software de ECM está diseñado para adaptarse a las crecientes necesidades de un negocio. Puede manejar grandes volúmenes de contenido y acomodar los requisitos crecientes de los usuarios. Además, el software ECM a menudo se integra con otros sistemas comerciales como CRM, ERP y BPM, permitiendo un flujo de datos sin problemas y asegurando que todos los sistemas funcionen de manera cohesiva.
Ahorro de Costes y Espacio
A medida que las empresas crecen, aumentan los requisitos de almacenamiento físico junto con los costos asociados. El software ECM elimina la necesidad de un espacio de almacenamiento físico extenso, reduce los costos de impresión y papel, y minimiza las tareas administrativas manuales. Esto conduce a ahorros de costos a largo plazo y optimiza la utilización del espacio de oficina.
Para obtener más información sobre el software ECM, ponte en contacto con un profesional cerca de ti.