El desorden de papel puede ocupar mucho espacio alrededor de la oficina. Cuando hay demasiado desorden, puede ser fácil perder documentos importantes y un tiempo preciado tratando de encontrar un documento. Todo este documento también es perjudicial para el medio ambiente ya que los árboles deben ser talados. Afortunadamente, hay formas de reducir el uso de papel en la oficina.
Convertir a facturación electrónica
Es probable que se le facture a su empresa por diversos servicios. Sin embargo, estos servicios a menudo se digitalizan fácilmente porque simplemente puede solicitar la facturación electrónica. También puede configurar la facturación automática para que los gastos se deduzcan de su cuenta.
Trabajar remotamente
Pedirle a los trabajadores que trabajen a distancia es una forma de reducir el desperdicio de papel y los gastos. Cuando los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, su oficina puede comunicarse digitalmente con un empleado en lugar de tener que enviar copias impresas de los documentos. Por ejemplo, un empleado puede descargar materiales de capacitación y leerlos con un lector de pdf en lugar de leer un manual impreso que podría perderse fácilmente.
Digitalizar documentos de archivo muerto
Uno de los mayores problemas con tanto papel es que puede tener dificultades para determinar dónde debe colocarlo. Es posible que ya tenga poco espacio de oficina. Es posible que ya haya cambiado la forma en que hace negocios para que gran parte de su negocio se maneje digitalmente, pero ¿qué hace con los documentos que están almacenados? Para digitalizar todo, necesitará un programa de software de gestión de contenido empresarial (ECM) que le permitirá escanear y almacenar una gran cantidad de documentos de manera eficiente.
Automatizar su flujo de trabajo
Una vez que haya digitalizado sus documentos, querrá cambiar sus procesos comerciales para que también puedan digitalizarse. Por ejemplo, los solicitantes pueden enviar sus curriculums digitalmente completando formularios, lo que hace que el documento sea digital desde el punto de creación. Los que envían sus currículums en papel pueden hacer que los escaneen para que puedan buscarse, lo que hace que sea más fácil examinar a través de una pila de solicitantes.
Organizar documentos con software ECM
Cuando el contenido ya se ha digitalizado, es importante administrarlo para que no se pierdan los documentos. Archivar y clasificar documentos puede hacer que sea más fácil encontrarlos y buscarlos, y también ayudará a eliminar la redundancia y liberar espacio. Luego, los documentos se pueden ver o editar. También puedes usar metadatos.
Para obtener más información sobre la gestión de contenido empresarial, póngase en contacto con una empresa de gestión de contenido.