ELEGIR EL SOFTWARE PARA GESTIONAR EL CONTENIDO DE SU EMPRESA
Su empresa puede crear grandes cantidades de contenido que tendrá que gestionar. Afortunadamente, existen soluciones de software de ECM que puede utilizar para que la gestión de este contenido sea mucho más fácil de manejar.
Identifique los tipos de contenido que su empresa necesita administrar
Será necesario identificar los distintos tipos de contenido que su negocio necesitará administrar. Por ejemplo, su empresa puede tener blogs, videos, materiales de capacitación y muchos otros tipos de contenido que puede necesitar mantener a salvo. Al evaluar los diversos tipos de contenido que tiene y las cantidades de contenido, será más fácil elegir una solución de software ECM que sea capaz de satisfacer esta necesidad. Por ejemplo, una empresa que tiene una gran cantidad de contenido de video que debe administrarse puede tener necesidades diferentes a las de una empresa que tiene principalmente contenido escrito.
Elija una solución de software de gestión de contenido empresarial que pueda proporcionar copias de seguridad
Desafortunadamente, su empresa puede correr el riesgo de perder gran parte de su contenido. A menudo, esto puede ser el resultado de una falla repentina del hardware, un ataque cibernético u otra situación que podría causar la pérdida de estos datos. Elegir un sistema de software de administración de contenido empresarial que admita copias de seguridad puede ser un paso importante, ya que le permitirá copiar fácilmente estos datos para que puedan almacenarse de manera segura. Muchos sistemas de gestión de contenido empresarial pueden proporcionar distintos grados de soluciones de copia de seguridad. Revisar esto antes de comprometerse con una opción en particular puede ayudarlo a elegir una solución de software ECM que sea totalmente compatible con sus necesidades de respaldo.
Asegúrese de contar con seguridad y supervisión para su solución de software de ECM
Debido al valor y la importancia del contenido de su empresa, deberá contar con políticas de seguridad que le faciliten mantener estos datos seguros y protegidos. Además de las medidas de rutina para prevenir ataques cibernéticos u otros problemas, es posible que también desee un sistema de registro integral. Este sistema te permitirá identificar las acciones que ha realizado cada usuario. Esto puede facilitar el seguimiento de problemas, cambios u otros problemas con este contenido. Además, necesitará un sistema que le permita a una persona cambiar rápidamente sus códigos de acceso en caso de que se vean comprometidos. Afortunadamente, la mayoría de las soluciones de software de administración de contenido empresarial permitirán la creación de perfiles seguros, y estos perfiles pueden tener sus derechos de acceso limitados según el tipo de trabajo que realizarán.