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03sep.

4 cosas que debe buscar en un software ECM con un enfoque en la gestión de documentos

Cuando se trata de elegir una plataforma de administración de contenido empresarial para su negocio, debe asegurarse de elegir la plataforma correcta. Necesita una plataforma que satisfaga las necesidades de su negocio. Si su empresa necesita un software de ECM que se centre en la gestión de documentos, hay algunas cosas en las que deberá centrarse.

 

1. Capacidad para almacenar archivos grandes

Si su necesidad principal de una plataforma ECM es la gestión de documentos, debe asegurarse de que el sistema le permita almacenar archivos de gran tamaño. Necesita una red que sea capaz de almacenar archivos de varios terabytes de gran tamaño. El almacenamiento excesivo de datos es de vital importancia cuando su empresa depende de archivos grandes para obtener información.

2. Soporta una amplia variedad de archivos

Luego, necesita un sistema que pueda admitir una gran variedad de archivos. Los archivos de Microsoft Word estarán lejos de ser los únicos archivos que necesita almacenar. Necesita una plataforma ECM que admita archivos como imágenes, videos e incluso objetos 3D. De esa manera, el sistema de archivos podrá admitir todos los tipos de documentos que posiblemente pueda crear o usar dentro de su empresa y con su plataforma ECM.

3. Soporte de control de acceso

A continuación, desea un ECM que no solo almacene todos sus documentos, sino que también le permita controlar quién accede a los documentos. El hecho de que haya cargado documentos y archivos en su plataforma ECM no significa que desee que todos en el mundo tengan acceso a esos archivos. Necesita una plataforma ECM que le permita configurar permisos para los diversos archivos en la plataforma, de modo que solo las personas a las que desea tener acceso tendrán acceso.

4. Capacidad para manipular los archivos

Finalmente, debe asegurarse de que cualquier plataforma ECM que use tenga la capacidad de permitirle no solo almacenar los archivos sino también usarlos. Debe poder crear nuevos archivos y documentos dentro de la plataforma. Debe poder leer y actualizar los archivos, y también debe poder eliminar los archivos.

 

Si necesita una plataforma ECM que se centre en la gestión de documentos, debe buscar una plataforma que tenga la capacidad de almacenar archivos grandes, que admita un amplio tipo de archivos, que le permita controlar el acceso a los archivos y le brinde capacidad de manipular los archivos.

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