Llenar formularios electrónicos se ha convertido en una parte estándar de la vida de la mayoría de las personas. Por lo tanto, muchas empresas y otras organizaciones confían en el software de formularios electrónicos para conectarse con el público, recopilar datos y aprobar solicitudes. Si planea implementar un software de formulario electrónico, es una buena idea saber cuáles deben ser las características clave antes de comprarlo.
Recolección y Procesamiento
La recopilación y el procesamiento de datos son el pan y la mantequilla del mundo del software de formularios electrónicos. En consecuencia, su sistema debe estar altamente disponible con formularios que las personas puedan entender fácilmente sin mucha explicación. Cada formulario electrónico debe tener instrucciones limitadas que un adulto alfabetizado pueda seguir con facilidad. Del mismo modo, los formularios deben seguir la estructura comprobada de usar campos para entradas y un botón de envío para completar el proceso.
También es posible que deba recopilar y procesar la documentación de respaldo. Por ejemplo, es posible que su software de formulario electrónico deba recopilar copias de las licencias de conducir para que pueda confirmar nuevas cuentas. El proceso debe aceptar muchos formatos de imagen de escáneres y teléfonos, y debe operar rápidamente a través de conexiones de telefonía celular e Internet de alta velocidad. Además, debe tener una seguridad sólida y seguir todos los protocolos de privacidad de datos aplicables, como HIPAA o GDPR.
Validación
Una gran cantidad de datos basura vendrán a través del software de formulario electrónico. Esto sucede debido a bots, usuarios poco sinceros e incluso errores humanos honestos. Independientemente de la razón por la cual los datos incorrectos llegan al servidor, el software debe escanearlos y validarlos. Debe verificar errores tipográficos, errores comunes y entradas con formato incorrecto.
Siempre que sea posible, los formularios electrónicos deben ofrecer correcciones o al menos solicitar a los usuarios que arreglen las cosas antes de enviarlas. Del mismo modo, debe permitir que un usuario anule la validación y realice envíos si cree que lo que ingresó es correcto.
Cálculo
Muchos formularios necesitan calcular algo para el usuario o para su organización. Idealmente, el software de formulario electrónico debe manejar la mayor parte posible del proceso de cálculo. Si necesita que alguien envíe dos campos de datos financieros, por ejemplo, es mejor ejecutar el cálculo a través del formulario en función de dos entradas que hacer que hagan los cálculos por su cuenta.
Informes
La mayoría de las personas que recopilan datos, formularios u otra información querrán ver los envíos en conjunto. Es posible que solo necesite información simple, como cuántos usuarios realizaron envíos, o podría necesitar datos demográficos complejos que cubran áreas geográficas, grupos de edad, niveles educativos, etc. El software de formularios electrónicos debe poder producir formatos rápidamente y presentarlos en forma impresa o en un tablero electrónico.