Con las nuevas tecnologías e innovaciones que ingresan al mercado a un ritmo acelerado, las empresas se enfrentan al desafío de adaptarse rápidamente para sobrevivir. Y lo que necesitan son herramientas que lo hagan posible. Un recurso para ello es un sistema de gestión de documentos que puede organizar sus pilas de datos en archivadores digitales.
Pero, ¿qué es una plataforma de gestión de documentos? Este es un programa que almacena, rastrea y administra documentos y ayuda a reducir el papeleo. Muchos ejemplos de sistemas de administración de documentos son capaces de realizar un seguimiento de las versiones y actividades de los usuarios relacionados con los documentos y las carpetas a las que acceden.
¿Qué hace que una aplicación de gestión documental sea importante en una empresa? Los datos que una empresa acumula a medida que crece se vuelven exponenciales, ya que se dispersan en diferentes redes, servicios de almacenamiento en la nube, clientes de correo electrónico y en carpetas locales dispuestas al azar. Debido a esto, se vuelve difícil para las personas encontrar los archivos correctos tan pronto como los necesitan, lo que lleva a una pérdida de productividad.
1. Digitalización de oficina con captura y validación de datos.
Con los avances tecnológicos que impregnan todas las facetas de la vida humana, se ha vuelto fundamental para las empresas adoptar las mismas innovaciones para transformar sus procesos para la agilidad. Y una cosa que hacen las empresas exitosas es invertir en una solución de digitalización de oficina como el software de administración de documentos.
Esto se debe a que esta innovación para pequeñas empresas puede acelerar la entrada de datos en un sistema con su capacidad de captura automática de datos. Con un OCR, una empresa puede deshacerse del papeleo rápidamente. Además, esta funcionalidad puede complementarse con procedimientos de control de calidad de entrada de datos para asegurarse de que cada información ingresada en el sistema sea correcta. Como tal, una empresa puede estar segura de que todos acceden a datos precisos y legítimos.
2. Intercambio y colaboración global de archivos
El intercambio de archivos y la colaboración son aspectos importantes de una empresa que pueden ser facilitados por tales herramientas en un sistema de gestión de documentos. Estas características agilizan la entrega de información a quienes puedan necesitarla, especialmente a los tomadores de decisiones que requieren acceso a datos en tiempo real y en todo momento. Esto es posible porque el mejor software de administración de documentos centraliza los archivos y las carpetas y permite el acceso a una única fuente de verdad sin problemas. Esto significa que, independientemente de la ubicación de un usuario, pueden recuperar la información que necesitan para trabajar sin fricción.
Además de facilitar la distribución de archivos, las empresas utilizan el software de gestión de documentos para proporcionar una plataforma singular para la colaboración. No solo una persona puede trabajar en un documento a la vez, sino que puede editarlo con uno o más colegas simultáneamente. Esto es algo común en las tendencias de colaboración, ya que pueden acortar el tiempo necesario para revisar, revisar y completar tareas y proyectos.
Además, una plataforma de administración de documentos puede ayudar a reducir las ocurrencias de empleados que toman notas en el trabajo, especialmente en papel. Este es un grave problema de seguridad ya que las notas en papel pueden perderse y extraviarse en cualquier momento y lugar. Con un sistema digital donde pueden intercambiar comentarios con sus compañeros de trabajo, se elimina la necesidad de escribir notas en papel.
3. Definir permisos de acceso y estructura de carpetas
No todos los archivos y carpetas deben estar abiertos para cada miembro de la organización. Si hay una para la centralización de información confidencial, puede restringir el acceso a ellos mediante el módulo de configuración de permisos y roles de usuario de un software de administración de documentos. Al hacerlo, puede garantizar que las personas que siempre trabajan con datos confidenciales puedan verlos en cualquier momento. Además, las empresas que trabajan sin problemas tendrían una estructura de carpetas bien definida dentro del sistema de gestión de documentos. Esto mantiene las cosas organizadas y permite a los usuarios encontrar ciertos archivos y carpetas manualmente o ubicar las carpetas donde necesitan almacenar documentos.
4. Configurar flujos de trabajo para aprobación
En caso de que ciertas personas necesiten abrir archivos o carpetas restringidos, es posible que tengan que enviar una solicitud a los supervisores oa otro líder. Con un sistema de gestión de documentos, una empresa puede sistematizar el proceso configurando un flujo de trabajo de aprobación. Esto puede informar a la parte que aprueba una solicitud para que puedan actuar de inmediato. De esta manera, pueden evitar crear cuellos de botella en una determinada línea de procesos de trabajo. Pero esto también puede ser automatizado. Las reglas se pueden definir durante el procedimiento de configuración para proporcionar acceso condicional a ciertos usuarios. Como tales, pueden abrir y ver datos confidenciales sin esperar que un gerente dé su aprobación.
5. Asegurando datos y cumpliendo con las regulaciones
Se requiere que las empresas cumplan con la normativa para garantizar que están protegiendo los datos de los empleados y los clientes. Las empresas pueden garantizar esto con diferentes tipos de sistemas de administración de documentos debido a las características de encriptación que ofrecen. Esto significa que la información está encriptada en reposo y en tránsito. Para salvaguardar aún más la información privilegiada, un DMS puede aplicar la autenticación de dos factores si la configuración está habilitada.
También hay otras características de seguridad de datos disponibles en un CMS, especialmente en las de nivel superior. Esto incluye el seguimiento y el registro de actividades, los registros de auditoría y la gestión del ciclo de vida de los documentos.
6. Personalización completa del sistema
Cuando los empleados adoptan un nuevo sistema, esperan que todo esté configurado para que puedan comenzar a trabajar sin más retraso. Esto hace que la personalización de una aplicación sea importante antes de implementarla en toda la organización. Un área en la que una empresa innovadora prestaría atención es la estructura de carpetas. Esto ya se ha mencionado anteriormente, pero vale la pena abordarlo nuevamente aquí para reiterar su importancia en la experiencia de usuario sin problemas. Cuando los usuarios entienden de una forma cómo se organiza una plataforma y cómo funciona, pueden dedicar más tiempo a trabajar realmente en sus tareas. La siguiente es la convención de nomenclatura de documentos. En los escritorios de Windows o Mac, es posible que las empresas ya tengan ciertas reglas de nombres de archivo que seguir. Esto se puede llevar a una plataforma de gestión de documentos para garantizar la coherencia y la recuperación de información fácil y rápida. Además, las empresas deberían dar tiempo a sus sistemas para que se capaciten a medida que aprendan cómo operan. Esto es especialmente cierto para garantizar que la indexación inteligente funcione como debería.
7. Fuerza de trabajo movilizada
La movilidad de la fuerza laboral es algo común en las empresas, especialmente en aquellas que necesitan personas en el terreno para reunirse con los clientes. Con una solución de administración de documentos implementada, las empresas permiten a sus empleados en movimiento acceder a los archivos y documentos que pueden necesitar compartir con los clientes. Esto también acelera el registro de clientes, ya que pueden colocar sus firmas electrónicas en documentos digitales con facilidad.
Documentos organizados y fuerza laboral productiva = crecimiento empresarial
El dicho "el tiempo es oro" es más aplicable en las empresas. Al implementar un sistema de gestión de documentos, una empresa puede eliminar desafíos como archivos fuera de lugar e información inaccesible. Esto puede hacer que los empleados sean más productivos en el trabajo, ya que se eliminan estos pequeños problemas, lo que permite a las personas centrarse en su trabajo por completo. Debido a esto, pueden contribuir en gran medida al crecimiento de la empresa y dedicar recursos comerciales completamente para ese fin.