Por qué su empresa necesita el software ECM
Un aspecto sorprendentemente importante de la gestión de una empresa mediana o grande es realizar un seguimiento de la información que su empresa necesita para tomar decisiones clave, capacitar a nuevos empleados y administrar las relaciones comerciales. Aunque muchas empresas han logrado estos objetivos con sistemas de gestión de contenido creados por los empleados que mantienen los archivos relativamente organizados y la información confidencial cifrada, estos sistemas carecen de muchos de los beneficios integrados del software de gestión de contenido empresarial moderno. Si desea mejorar la forma en que su empresa maneja la información, aquí hay tres razones para invertir en software ECM.
Mantener consistente el Lingo Corporativo
Las empresas medianas y grandes se componen de varios equipos que trabajan de forma relativamente independiente. Aunque este sistema funciona bien para hacer grandes volúmenes de trabajo, tiene un defecto importante: la comunicación. Con el tiempo, la división entre los equipos puede crecer a medida que los equipos desarrollan sus propios términos para las tareas que completan independientemente de otros equipos. Las diferencias en la jerga del equipo pueden obstaculizar seriamente la comunicación y causar problemas durante los proyectos multiecante. Para solucionar este problema de forma permanente, su empresa necesita tener un repositorio de información de fácil y fácil de encontrar sobre cada equipo. Usando un programa ECM, sus equipos pueden documentar su terminología y trabajar juntos para crear un glosario de jerga que ahorrará tiempo y molestias en el futuro.
Simplificar la capacitación de los empleados
A medida que las empresas crecen y cambian, la contratación de nuevos empleados los mantiene frescos y productivos. Pero capacitar a nuevos empleados no es una tarea sencilla. Aunque la mayoría de los gerentes cuentan con sistemas para la formación de los empleados, estos sistemas se pueden mejorar y supervisar con el software ECM. Si todos los documentos de capacitación para cada equipo se almacenan y son accesibles en el mismo programa ECM, encontrar los documentos de capacitación adecuados es simple. Aún mejor, al usar el software ECM durante el proceso de capacitación, sus nuevos empleados aprenderán rápidamente a recurrir a él para obtener información cada vez que necesiten comunicarse con otro equipo o acceder a información confidencial del cliente o del cliente.
Mantener la información confidencial segura
Aunque muchos de sus empleados deben saber cómo cifrar documentos para mantenerlos seguros, sus documentos no estarán necesariamente protegidos de fugas u otros problemas. En lugar de mantener la información confidencial cifrada pero accesible, puede mejorar la seguridad de la información bloqueando documentos importantes detrás de contraseñas y puertas de acceso de los empleados dentro del software ECM. Con múltiples comprobaciones en su lugar antes de que cualquier empleado pueda acceder a un documento confidencial, puede cumplir sus promesas de mantener los datos que su negocio maneja seguros y protegidos en todo momento.
Para obtener más información sobre el software ECM, póngase en contacto con un desarrollador de software empresarial de su área.